DIN 5008 – Lexikon

Von A wie Abkürzung bis Z wie Zeitangaben – in unserer Rubrik „DIN 5008“ und unserem DIN-5008-Lexikon finden Sie alle relevanten Korrespondenz-Stichworte von A bis Z. Damit verfassen Sie Ihre Geschäftsbriefe mit Sicherheit DIN-gerecht!

 

DIN 5008-Lexikon

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Was ist die DIN 5008 überhaupt?

Die DIN 5008 umfasst die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung sowie den Aufbau und die Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen (zuvor in der DIN 676 geregelt). Damit ist diese Norm ein grundlegendes Arbeitsmittel im Büro. Die aktuelle Version stammt aus dem April 2011 und heißt korrekt: DIN 5008:2011-04.

Ganz praktisch gesehen geht es darum, wie Sie Schriftstücke in Ihrem Büroalltag gestalten. Die DIN 5008 beantwortet Fragen wie:

  • Wie schreiben Sie einen Geschäftsbrief so, dass er gut lesbar und übersichtlich ist?
  • Mit welchen Mitteln schaffen Sie mehr Überblick in langen Texten?
  • Wie bauen Sie Tabellen so auf, dass Informationen schnell auffindbar sind?
  • Was gilt für Bildunterschriften?

In der DIN 5008 geht es also nicht nur um den Geschäftsbrief, um die Gliederung von Telefonnummer oder um die Frage, ob nach der Betreffzeile eine Leerzeile steht oder doch zwei. Vielmehr stellt die Norm den Versuch dar, ein Regelwerk für möglichst viele verschiedene Schriftstücke, die in einem Unternehmen anfallen, zu schaffen. Vom einfachen Anschreiben über Diagramme bis hin zur äußeren Gestaltung längerer Dokumente wie Geschäftsberichte finden die Vorgaben.

Allerdings gibt es auch einige Dinge, die nicht in der DIN 5008 stehen. So werden Sie darin keine Anweisungen finden, was Sie schreiben wie sollen. Die Frage: „Sehr geehrte Frau Meier“ oder „Liebe Frau Meier“ wird Ihnen darin also nicht beantwortet. Hier ist nur festgelegt, in welcher Zeile auf dem Briefbogen in einem Normbrief die von Ihnen gewählte Anrede zu stehen hat.

Die DIN 5008 ist übrigens kein Gesetz oder sonstige verbindliche Vorgabe. Im Grund können Sie also auch davon abweichen. Weiterreichende Konsequenzen könnten nur beim Postversand auftreten, wenn die Anschrift nicht mehr lesbar ist. Dann dauert es gegebenenfalls länger, bis Ihr Brief beim Adressaten ankommt. Allerdings sehen Profis sofort, ob ein Anschreiben normgerecht gestaltet ist oder nicht. Und je mehr Professionalität Sie ausstrahlen wollen, desto wichtiger ist es, sich an die Vorgaben zu halten. Das gilt auch, wenn Sie sich auf eine neue Stelle bewerben. Als Sekretärin sollten Sie die DIN 5008 kennen und ihre Regelungen sicher anwenden können. Das sollte sich auch in Ihrer Bewerbung und Ihrer Bewerbungsmappe inklusive Lebenslauf wiederspiegeln.

Regeln zum Geschäftsbrief

Auch wenn sich die Norm auch mit anderen Punkten beschäftigt: Für die Praxis am bedeutendsten sind sicher die Regelungen zur Geschäftskorrespondenz, die Fragen rund umden Normbrief.

  • Wo stehen wie viele Leerzeilen?
  • Wie breit sind die Seitenränder?
  • Welche Schriftart und Schriftgröße sind geeignet?
  • Wo platzieren Sie das Anschriftfeld – von der Blattkante gemessen ?
  • Wo steht der Betreff? Und wo die Grußformel?
  • Wie gestalten Sie einen Informationsblock – oder wählen Sie doch lieber weiterhin die Bezugszeichenzeile?

Dass solche Fragen wichtig sind, zeigt am besten das Anschriftenfeld. In einem Normbrief stehen Empfängername und Adresse, Absenderangaben und Versandzusätze an den exakt definierten Positionen. Damit ist sichergestellt, dass alle Informationen in einem Fensterbriefumschlag tatsächlich zu lesen sind. Und das ermöglicht der Post, den Brief automatisiert zu verarbeiten. So wird Ihre Post schneller bearbeitet und erreicht den Adressat früher. Wenn Sie bei der Infopostsendungen einliefern, sind DIN-gerechte Anschriften Pflicht.

Alle Vorgaben aus der DIN 5008 finden Sie in unserem Lexikon erläutert.

Alle Regelungen der DIN 5008 mit dem Anfangsbuchstaben A

 

Abbildungen

Haben Sie’s gewusst? Die DIN 5008 legt auch die Verwendung von Abbildungen fest. Wir verraten Ihnen, welche Vorgaben hier hinterlegt sind.

Abkürzung

Die DIN 5008 regelt die Abkürzung von Wörtern in der Geschäftskorrespondenz genau.

Absatz

Wie lang darf ein Absatz sein? Und wie werden die einzelnen Absätze von einander abgegrenzt? Die DIN 5008 verrät es Ihnen.

Absender

Die Angabe des Absenders ist wichtig, damit die Post Irrläufer korrekt zuordnen kann. Ab wo genau muss der Absender platziert werden?

Akademische Titel, Amts- und Berufsbezeichungen

Viele Menschen legen großen Wert auf ihren „Dr.“ oder den „Oberbaudirektor“. Bringen Sie akademische Titel und Co. sicher in Ihren Briefen unter.

Anführungszeichen

Wann werden Anführungszeichen gesetzt? Und benötigen sie Leerzeichen? Korrekte Anführungszeichen machen ein Schreiben perfekt.

Anlage

Teilen Sie dem Empfänger mit, was Sie als Anlage mitschicken. In der DIN 5008 finden Sie Vorgaben für den Vermerk.

Anrede

Mit der richtigen Anrede schaffen Sie Nähe und Distanz zum Empfänger Ihres Briefs. Welche Vorgaben gibt es für die verschiedenen Adressaten?

Anschrift

Sorgen Sie mit unseren Tipps für eine DIN-5008-gerechte Anschrift und einen einwandfreien Versand Ihrer Geschäftspost.

Ansprechpartner

Sagen Sie dem Empfänger Ihres Schreibens, wer der Ansprechpartner für seine Fragen ist. Lesen Sie, wo und wie Sie die Information am besten unterbringen.

Aufzählungen

Eine Aufzählung ist sind ein gutes Mittel, um einen Text zu gliedern, dann damit können Sie Listen gut sichtbar vom Fließtext abheben.

Auslandsanschrift

Damit Briefe Geschäftspartner im Ausland schnell erreichen, ist eine korrekte Anschrift wichtig. Wie sieht eine richtige Auslandsanschrift aus?

Auslassungspunkte

Unscheinbar, aber wichtig: Auslassungspunkte zeigen, dass Sie einen Textteil weggelassen haben. Kennen Sie die Feinheiten der Gestaltung?

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