Klare Formulierungen helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen. Umgekehrt jedoch gibt es Wörter, die die Entschlossenheit gleich wieder infrage stellen. Wissen Sie, welche das sind? Finden Sie es heraus mit unserem Quiz.
„Frau Müller-Schulz, was ich Ihnen schnell noch sagen wollte: Punkt eins ... Punkt zwei ... Punkt drei ... Punkt vier … ach nein, wir machen es doch ganz anders. Also nochmal von vorne: Punkt eins … Punkt zwei ... Punkt drei ...“
Hans Dampf in allen Gassen – innerhalb von Sekunden verbreitet er Hektik und Unruhe. Er betritt morgens schon mit roten Flecken im Gesicht das Büro. Seine Schlagworte sind „Flexibilität“, „Spontaneität“, „Innovation“ und „geht nicht, gibt’s nicht“ oder „irgendwie bekommen wir das schon hin“. Der Tag hat sowieso mehr als 24 Stunden – für ihn auf jeden Fall! Was für eine Herausforderung!
Er glaubt, ein Genie beherrsche das Chaos. Sein Schreibtisch gleicht einem Papierhaufen, der scheint, als ob er gerade mit einem Ventilator aufgewirbelt wurde. Weitere Unterlagen türmen sich auf seinem Sideboard. Man könnte denken, die "Post-Its" seien ureigens nur für ihn erfunden worden ;-)!
Damit nicht genug: Wenn er sich verbinden lassen möchte und man – endlich nach unzähligen Versuchen – den gewünschten Gesprächspartner in der Leitung hat, ist es typisch für ihn, schon wieder selbst zwischenzeitlich den Hörer in der Hand zu halten. Es kann aber auch durchaus vorkommen, dass er gar nicht mehr in seinem Büro sitzt, das er still und leise inzwischen durch die Hintertür verlassen hat. Hier ist die SekretärIn wirklich gefordert, nicht den Überblick zu verlieren und am Ende alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen.
TIPP: Erst einmal gelassen bleiben, Ruhe bewahren und nicht gleich vor seiner Hektik kapitulieren. Vieles regelt sich mit der Zeit ganz von allein. Manches ist am nächsten Tag gar nicht mehr so wichtig und es kommen wieder neues Überraschungen ans Tageslicht. Wer Erfahrungen mit diesem Cheftyp hat, kennt dieses Phänomen nur allzu gut.
Mit Ordnungsmitteln wie Hängemappen, Heftern, Terminplanern, Tagesplänen, Ablage- und Posteingangskorb etc. kann man diesem Cheftyp in seiner temperamentvollen Arbeitsweise unterstützen und etwas Ordnung ins Chaos bringen.
Eines ist jedoch sicher: Mit diesen Chefs wird es nie langweilig, denn sie haben immer wieder neuen Tatendrang und kreative Ideen, mit denen die SekretärIn gefordert wird!
* Es ist sowohl die weibliche als auch männliche Form gemeint.
Vor ein paar Tagen bin ich mit einer ehemaligen Kollegin zum Mittagessen gewesen. Sie hat kürzlich den Job gewechselt und arbeitet jetzt als Sekretärin der Geschäftsleitung in einem mittelständischen Industriebetrieb. Vom Aufgabenbereich ist sie begeistert, doch die Zusammenarbeit mit ihrem neuen Vorgesetzten hatte sie sich völlig anders vorgestellt.
Wenn etwas nicht so läuft, wie es ihr Chef gern hätte, brüllt er unvermittelt los. Selbst Lappalien reichen aus, um ihn an die Decke zu bringen – mit anderen Worten eine tickende Zeitbombe, ein Choleriker, wie er im Buche steht.
Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass der Choleriker einer der kompliziertesten Cheftypen überhaupt ist. Er reagiert unkontrolliert und ist in seinem Verhalten unberechenbar. Wenn die Bombe einmal gezündet wird, verliert er jegliche Contenance und rastet aus. Dabei ist es ihm auch gleich, wer in dem Moment als Blitzableiter herhält – Hauptsache Frust und Ärger einfach loswerden.
Doch wie geht man nun am besten mit so einem Vorgesetzten um?
Wenn der Vulkan ausgebrochen ist, ist es das oberste Gebot, die Ruhe zu bewahren. Auch wenn es schwer fällt, sollte man den Choleriker nicht unterbrechen, sondern ihn „ausbrüllen“ lassen. Sachliche Argumente oder Gegenwehr bringen zu dem Zeitpunkt rein gar nichts, können sogar seine Wut eher noch vergrößern.
Die Crux liegt also darin, dem Tobenden durch stoische Gelassenheit und Selbstbewusstsein den Wind aus den Segeln zu nehmen. Wenn die Situation dennoch völlig zu entgleisen droht, tritt man am besten den Rückzug an, bis ein sachliches Gespräch wieder möglich ist.
Ganz wichtig noch: Nie diese Wutausbrüche persönlich nehmen! Cholerische Menschen können meistens nicht aus ihrer Haut, sind aber häufig ganz liebenswürdige Chefs ;-)
Was ist das wichtigste Gespräch des Arbeitstages? Richtig: Die morgendliche Besprechung mit dem Chef – wenn er nicht gerade auf einer Dienstreise ist. Aber auch dann kann man einen festen Termin für ein Telefonat vereinbaren, in dem dringende Angelegenheiten besprochen werden können. Der Kommunikationsaustausch ist als Grundstein für eine effektive und reibungslose Zusammenarbeit im Sekretariat sehr wichtig, denn wer könnte den Chef besser entlasten als seine SekretärIn?
Am besten ist es, sich frühzeitig die wichtigsten Informationen vom Vorgesetzten einzuholen, damit man nicht den ganzen Vormittag auf der Stelle tritt und wertvolle Zeit verloren geht – denn selbst ist die Frau/der Mann(nicht wahr, Marc? ;-))!
Sonst läuft man Gefahr, aneinander vorbei zu arbeiten: Die Aufgabe wird erst einmal so erledigt, wie man es selbst für richtig hält und hinterher stellt sich dann heraus, dass der Chef es ganz anders gemeint hat.
Hier eine kleine Auswahl von wichtigen Punkten für die Besprechung mit dem Vorgesetzten:
- Aktueller Tagesplan - Welche Prioritäten hat der Chef? - Eigene Absprachen des Chefs, die er getroffen hat - Feedbacks von Meeting für weitere Schritte - Rückfragen, die der Chef an seine SekretärIn hat - Wichtige Telefonate, die erledigt werden müssen - Rückfragen, wenn eine Aufgabenstellung unklar ist - Durchsprache der Reiseplanung - Eigene wichtige Anliegen - ...
Durch diesen „Informations-Holdienst“ wird seitens der SekretärIn zudem noch zusätzliches Interesse und Engagement an der eigenen Arbeit gezeigt.
Ausnahmen bestätigen die Regel: In der Praxis ist dieser Austausch an hektischen Tagen natürlich nicht immer möglich.
Man sollte jedoch immer am Ball bleiben: Denn wie kann man effektiv zusammenarbeiten, wenn man die Prioritäten seines Vorgesetzten nicht kennt und ihn somit nicht verstehen kann? ;-)
Seitdem ich meinen Beruf ausübe, habe ich mich immer darüber informiert, was der Weiterbildungssektor für unseren Bereich alles anbietet. Die Bereitschaft, sich fortzubilden, ist meines Erachtens gerade heutzutage wichtig, um zum einen auf dem neuesten Stand zu bleiben und zum anderen um auf die sich ständig ändernden Marktbedingungen reagieren zu können. Das Angebot an Fortbildungen und Kongressen ist ja auch zweifelsohne reichhaltig, so dass man wirklich aus dem Vollen schöpfen kann, wenn man denn möchte.
Nun las ich vor ein paar Tagen in einem Newsletter die Vorankündigung eines neuen staatlich zertifizierten Fernlehrgangs, der von einem sehr bekannten und renommierten Weiterbildungsinstitut angeboten wird. Um mehr Informationen über den Lehrgang zu bekommen, habe ich mir später das Programm auf der Homepage des Anbieters genauer angesehen. Ich kann nicht sagen, dass ich großartig überrascht war, als ich dann feststellte, dass sich die Weiterbildung ausschließlich an weibliche Kolleginnen richtete...
Leider ist dies absolut kein Einzelfall! In den meisten Fachartikeln, Sekretariatsforen und Kongressangeboten ist nur von Frauen die Rede. Die sicherlich wenigen männlichen Sekretäre und Assistenten fallen hier generell unter den Tisch und werden somit auch gar nicht angesprochen. Abgesehen davon, dass es gemäß AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) nicht zulässig ist, Menschen aufgrund ihres Geschlechts auszugrenzen, finde ich es traurig, dass selbst in den Fachkreisen so wenig Akzeptanz besteht. Das muss doch eigentlich nicht sein, oder?
Generell ist es nach wie vor leider so, dass die Gesellschaft Berufe in Geschlechtsgruppen unterteilt, wie auch das folgende Video zeigt:
An dieser Stelle noch ein großes Lob an das Team von sekretaria, das wirklich kontinuierlich sowohl die weibliche als auch die männliche Form verwendet! Dafür Daumen hoch!!!
Droht der Schreibtisch unter all den Aktenbergen, Ordnern und Ablagekörben zusammenzubrechen? Ist Eure Schreibtischunterlage noch sichtbar unter den vielen Vorgängen und Anfragen, die noch bearbeitet werden müssen?
Früher oder später verliert man den Überblick, das Chaos bahnt sich langsam an und das Suchen ist somit vorprogrammiert. Spätestens jetzt sind Entrümpeln und Aussortieren der Papierberge angesagt!
Jedes Blatt Papier sollte dabei nur einmal in die Hand genommen werden. Dann wird gleich entschieden: Ablegen oder Entsorgen? Wenn man sich nicht gleich sicher ist, ob das Dokument nicht doch noch irgendwann aktuell sein könnte, kann man dieses für beispielsweise ein halbes Jahr in einem Karton zwischenlagern. Falls man es nach diesem Zeitraum wirklich nicht mehr braucht, kann es ohne schlechtes Gewissen entsorgt werden. Davon nicht betroffen sind natürlich Dokumente, die den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, wie z. B. Vertragswerke, Kundendaten, Urkunden, Datenträger etc.
Hoch moderne Aktenvernichter mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen leisten mittlerweile bei der hiesigen Papierentsorgung ganze Arbeit. Detaillierte Informationen über die „Reisswolf-DIN“ erhaltet Ihr in der nächsten Ausgabe der "sekretaria.de office-news" auf Seite 3.
Fazit: Gerümpel blockiert – Entrümpeln befreit!
PS: Dieses Glücksgefühl stellt sich übrigens auch bei uns Frauen beim Aussortieren des überquellenden Kleiderschrankes von unzertrennlichen und viel zu lang gehorteten Kleidungsstücken ein! J
Die Anforderungen im Sekretariat sind mit den Jahren stetig gestiegen. Heutzutage nehmen AssistentInnen Aufgaben des mittleren Managements wahr, treffen wichtige Vorentscheidungen und sind fest in Projektteams integriert. Gefragt sind daher Allroundtalente, die das Office perfekt im Griff haben und dem Vorgesetzten eine ideale Entlastung bieten. Doch halt:
Vor einigen Jahren sah das noch ganz anders aus. Zu den Hauptaufgaben zählte es, Diktate des Chefs sicher in Stenographie aufzunehmen, um diese dann an der Schreibmaschine wiederzugeben. Die Beherrschung der Deutschen Einheitskurzschrift und das fehlerfreie Maschinenschreiben gehörten deswegen zu den wichtigsten Schlüsselqualifikationen der damaligen Zeit und waren für eine SekretärIn ganz alltägliches Handwerkszeug.
Allerdings durch die Einführung von Diktiergerät und PC wurde die Kurzschrift in den Büros fast komplett verdrängt und wird heute so gut wie gar nicht mehr gelehrt. Ich persönlich finde das eher schade, denn Stenographie kann manchmal schon von Nutzen sein. Gerade wenn es darum geht, Notizen schnell aufzunehmen oder in einer Besprechung das Protokoll zu führen, greife ich ab und an doch gerne auf die gute alte Kurzschrift zurück. Klar, Stenographie ist sicherlich nicht mehr zeitgemäß, aber in manchen Situationen dennoch „nice-to-have“.
Tanja, wie schaut es bei Dir aus: Wendest Du Stenographie gelegentlich auch noch an? Und sind solche klassischen SekretärInnen auf dem heutigen Arbeitsmarkt überhaupt noch gefragt?
Tanja: Ja, in einigen Situationen kann Stenographie wirklich noch sehr nützlich sein, wie z. B. für die eigenen Notizen bei der morgendlichen Besprechung mit dem Chef oder auch für die Protokollführung bei Meetings.
SekretärInnnen werden meiner Meinung nach immer gefragt sein. Durch den Wandel von der klassischen SekretärIn bis hin zur Management AssistentIn haben sich natürlich die erforderlichen Qualifikationen und Anforderungen erheblich verändert. Nichtsdestotrotz kann es für eine SekretärIn jedoch nicht hinderlich sein, wenn sie immer noch auf die klassischen "Kompetenzen" wie Stenographie zurückgreifen kann.
Kommt Euch die folgende Situation bekannt vor? Seit Tagen steht ein Besuch von überaus wichtigen Geschäftskunden in der Firma an. Für den Empfang der Gäste hat man sich besonders chic gemacht, das extravagante Business-Kostüm aus dem Schrank geholt und die passende gute Seidenstrumpfhose ausgesucht. Und dann passiert das, was an solchen besonderen Tagen passieren muss: Eine Laufmasche am Fuß, die plötzlich wie von Geisterhand im Zeitlupentempo in Richtung Knie hoch wandert. Genau das hat man sich jetzt zum ungünstigsten Zeitpunkt gewünscht! ;-)
Nur gut, wenn die vorausschauende und bestens präparierte Sekretärin eine Ersatzstrumpfhose mit einem Griff aus ihrer "Notfall-Schublade" zaubern kann!
Dazu zählen auch Aspirin-Tabletten für plötzlich auftretende Kopfschmerzen, Sicherheitsnadel und Nähzeug für wackelige Knöpfe am Jacket oder einen Fleckenentfernerstift. Dieser kann übrigens auch die letzte Rettung für den Chef sein, wenn sich z. B. ungebetene Kaffeeflecken auf seinem Hemd abzeichnen.
Diese kleinen Helferlein machen das Leben einfacher und gehören als „Notfall-Kit“ in die gut sortierte Büroschublade. Wie in Euren Forumsbeiträgen bereits diskutiert, sind Schuhcreme, Pflaster, Deo, Halsschmerztabletten oder eine Ersatzbluse (falls mal Spaghetti mit Tomatensoße auf der Mittagskarte stehen) natürlich auch wichtige „Lebensretter“ bei ungebetenen Pannen.
Marc, wie sieht es in Deiner Schublade aus? Und wie bist Du gegen Missgeschicke im Büroalltag gewappnet?
Marc: Oh, meine Schublade ist im Gegensatz zu Euren wahrscheinlich völlig unspektakulär. Neben Kopfschmerztabletten, Nasenspray und Zahnstochern befinden sich darin nur noch Süßigkeiten wie Gummibärchen und unterschiedlichste Schokoriegel als Notreserve bei plötzlicher Unterzuckerung. Wie in einem meiner früheren Beiträge beschrieben, dienen die auch noch als Belohnung für die Bewältigung einer unliebsamen Aufgabe. Missgeschicke sind ja leider nicht wirklich vorhersehbar. Aber ist es nicht genau unser Job, aus den kuriosesten Situationen noch das Beste herauszuholen? Ein wenig Kreativität, gepaart mit etwas Charme helfen in den meisten Fällen auch über die peinlichste Situation hinweg :-).
Tanja: Stimmt, der Schokoriegel ist doch immer eine gute Belohnung und macht zudem noch glücklich! :-)
Die Planung und Buchung von Dienstreisen gehört für die meisten von uns zum beruflichen Alltag. Wir kümmern uns darum, dass unsere Chefs schnell von „A nach B“ kommen, adäquat nächtigen und rechnen letztendlich die entstandenen Reisekosten ab.
Aufgrund der wirtschaftlichen Lage wird heutzutage allerdings besonderes Gewicht auf verschärftes Kostenbewusstsein gelegt. Darum wird die Abwicklung von Geschäftsreisen häufig zur Herausforderung, denn die eingekaufte Reiseleistung soll ja schließlich nicht nur preiswert, sondern nach wie vor hochwertig sein.
In vielen Fällen lohnen sich daher Buchungen via Internet. Bahntickets, „einfache“ Flugreisen, Mietwagen und Hotelzimmer lassen sich bequem über entsprechende Reservierungsportale buchen. Insbesondere bei Zimmerreservierungen bieten Hotelportale wie z. B. www.booking.de und www.hrs.de immense Vorteile. Diese liegen in der hohen Anzahl der verfügbaren Hotels, den besseren Konditionen sowie den komfortablen Suchmöglichkeiten.
Doch auch das Reisebüro hat immer noch seine Daseinsberechtigung. Gerade bei komplizierten Auslandsbuchungen ist es häufig ratsam, den Reisebüropartner ins Spiel zu bringen. Durch kreatives Ticketing kann der Profi beispielsweise bei einer mehrtägigen Geschäftsreise mit unterschiedlichen Flugstrecken die Tickets oftmals günstiger beschaffen. Die dadurch anfallenden Servicekosten sind sicherlich zu verschmerzen, wenn man die zeitaufwendigen Recherchen im Internet dazu in Relation setzt.
Apropos Internetrecherche: Vor einiger Zeit bin ich auf die Seite www.trustyou.comgestoßen. Hier werden sämtliche Meinungen, die Hotelgäste in Bewertungsportalen abgegeben haben, gebündelt. Eine super Idee, wie ich finde!
Vielleicht hätte auch der arme Kerl in dem nachfolgenden Video mal einen Blick auf die Seite werfen sollen. Er hätte sich bestimmt so einiges erspart... ;-)
In Anknüpfung an meinen letzten Blog-Beitrag „Stress lass nach…“ habe ich zur Stressbewältigung und zum richtigen Ausgleich der so genannten „Work-Life Balance“ in der Zwischenzeit noch etwas viel Effektiveres als Kino- und Theaterbesuche, Shoppen gehen oder Sport treiben entdeckt.
Das weckt garantiert die müden Lebensgeister … und soll nebenbei auch noch jung halten … J.
Überzeugt Euch selbst (bitte auf jeden Fall den Ton aktivieren):
Fazit: Man kann auch von der jüngeren Generation lernen! J
Ich wünsche allen Daheimgebliebenen einen schönen Wochenstart!
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