Im letzten Beitrag hatte ich darüber berichtet, wie man sich im Falle eines Flugstreiks am besten verhält. Offen geblieben ist dabei die Frage, welche rechtlichen Möglichkeiten bestehen, wenn der Chef/die Chefin schon am Flughafen eingetroffen ist und es zu Verspätungen oder zur Annullierung des Fluges kommt.
Die Passagierrechte für solche Fälle sind geregelt in der Verordnung (EU) 261/2004, die am 17. Februar 2005 in Kraft getreten ist. Hiernach gilt grundsätzlich, dass eine Entschädigung nur von Fluggesellschaften geleistet werden muss, die ihren Sitz in einem der 27 EU-Staaten haben und dass der Start- bzw. Zielflughafen in einem EU-Land liegt. Hierbei ist es gleichgültig, ob der Flug in einem Drittstaat (z. B. USA oder Kanada) beginnt oder endet.
Zu einer Entschädigung berechtigt ist ebenfalls nur derjenige, der eine verbindliche Reservierung für den betroffenen Flug hat und zur angegebenen Zeit am Check-In ist. War keine konkrete Einsteigezeit angegeben, muss sich der Reisende 45 Minuten vor dem Einsteigen am Abflugschalter aufgehalten haben.
Wenn sämtliche Voraussetzungen gegeben sind, hat der Reisende
- bei Verspätung von zwei Stunden und einem Flugziel nicht weiter entfernt als 1.500 km vom Startflughafen (Kurzstrecke) - bei Verspätung von drei Stunden und einem Flugziel nicht weiter entfernt als 3.500 km vom Startflughafen (Mittelstrecke) - bei Verspätung von vier Stunden und einem Flugziel ab 3.500 km vom Startflughafen (Langstrecke)
Anspruch auf Betreuungsleistungen (z. B. Telefongespräche), kostenlose Verpflegung und ggf. Übernachtung im Hotel.
Ab einer Verspätung von fünf Stunden hat der Reisende Anspruch auf Rückerstattung des Ticketpreises, wenn er die Reise nicht mehr antreten will.
Sollte der Flug tatsächlich annulliert werden, hat der Reisende das Recht auf alternative Beförderung oder kann stornieren und erhält sein Geld zurück. Doch Vorsicht: Gemäß EU-Verordnung hat der Reisende bei Annullierung, Überbuchung oder Verspätung ab drei Stunden einen Entschädigungsanspruch auf bis zu EUR 600,00, aber nur dann, wenn organisatorische oder technische Gründe vorliegen. Höhere Gewalt (z. B. Wetter) berechtigt dagegen nicht zu einer Entschädigung.
Alles gar nicht so unkompliziert! Aber glücklicherweise muss man sich mit solchen Dingen ja eher selten auseinandersetzen, wäre auch schlimm, wenn das anders wäre ;-)
Heute am 8. März ist Weltfrauentag! In den Ländern Angola, Armenien, Aserbaidschan, Burkina Faso, Eritrea, Georgien, Guinea-Bissau, Kasachstan, Kambodscha, Kirgisistan, Laos, Madagaskar, Moldawien, in der Mongolei, in Nepal, Russland, Sambia, Serbien, Tadschikistan, Turkmenistan, Uganda, in der Ukraine, in Usbekistan, Vietnam, Weißrussland und Zypern ist dieser Tag bereits ein gesetzlicher Feiertag. In der VR China ist der Nachmittag für Frauen arbeitsfrei. Welche Historie steckt eigentlich dahinter?
Der Weltfrauentag blickt auf eine fast 100-jährige Geschichte zurück. Ins Leben gerufen hat ihn die deutsche Sozialistin Clara Zetkin. Er wird daher je nach politischem Blickwinkel auch als "Tag der Arbeiterin" oder "Tag der Sozialistin" gewürdigt. 1910 forderte Clara Zetkin auf dem II. Kongress der Sozialistischen Internationale in Kopenhagen mehr Gleichberechtigung für Frauen: "keine Sonderrechte, sondern Menschenrechte." Ein Jahr später gingen erstmals Frauen in Deutschland, Österreich, Dänemark und der Schweiz zum Frauentag auf die Straße. Ihre zentrale Forderung: Einführung des Frauenwahlrechts und Teilhabe an der politischen Macht. Außer in Finnland durften zu diesem Zeitpunkt in keinem europäischen Land Frauen wählen. In Deutschland wurde Frauen dieses Recht 1918 zugestanden. Zum ersten Mal konnten Sie 1919 an der Wahl zur Nationalversammlung der Weimarer Republik teilnehmen. In der Schweiz sollte es noch mehr als 40 Jahre dauern, bis Frauen im Jahr 1971 erstmals wählen durften.
Zahlreiche Legenden ranken sich um die Frage, warum der Internationale Frauentag ausgerechnet am 8. März stattfindet. Eine dieser Legenden besagt, dass im Jahr 1857 erstmals New Yorker Textilarbeiterinnen für Ihre Rechte in einen Streik traten. Tatsache ist, dass Clara Zetkin während der zweiten kommunistischen Frauenkonferenz im Jahr 1921 den 8. März als weltweites Datum durchgesetzt hat. Die Historikerin Kerstin Wolff vom Archiv der deutschen Frauenbewegung geht davon aus, Clara Zetkin habe sich dabei auf eine Frauendemonstration vom 8. März 1917 in Russland berufen. Diese war der Auslöser für eine Streikwelle in dem krisengeschüttelten Land, welche wiederum den Sturz des Zarismus einleitete (Quelle: www1.bpb.de).
Es ist Brauch, dass die Frauen am 8. März mit einerroten Rosebeschenkt werden - wenn auch zumindest "nur" virtuell;o).
Die meisten unserer Vorgesetzten sind regelmäßig auf Geschäftsreise – sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland. Dies verlangt ein professionelles Reisemanagement, was in der Regel in den Händen des Sekretariats liegt.
Aufgrund der aktuellen Geschehnisse im Luftverkehr ist es oftmals gar nicht so einfach, die Chefin/den Chef wie geplant von A nach B zu bringen. Nach dem Ausstand der Piloten der Deutschen Lufthansa AG sowie der französischen und griechischen Fluglotsen sind weitere Streiks absehbar. Das Kabinenpersonal der British Airways hat Streikmaßnahmen angedroht, ebenso die Piloten der Air Berlin. Aus dem letzten Jahr sind uns allen noch die Streiks bei der Deutschen Bahn AG in bester Erinnerung – um nur einige Beispiele zu nennen.
Wenn nun einer der eigenen Vorgesetzten betroffen sein sollte und dadurch ein Termin zu platzen droht, ist es empfehlenswert, sich folgendermaßen zu verhalten:
- Kontaktaufnahme mit der entsprechenden Airline, ob der Flug des Chefs überhaupt vom Streik (Flugausfall) betroffen ist – viele Fluggesellschaften organisieren bei Streikmaßnahmen Notflugpläne.
- Ist der Flug tatsächlich betroffen, bieten viele Airlines aus Kulanz in der Regel, unabhängig von den gebuchten Tarifklassen (nicht: Serviceklassen!!!), kostenlose Umbuchungen, Stornierungen oder Ersatzbeförderung an; innerdeutsch beispielsweise durch die Deutsche Bahn AG.
- Wurde die Reise durch das Sekretariat veranlasst, aber die Buchung von einem Implant (firmeninternes Reisebüro) vorgenommen, ist zu prüfen und zu klären, wer von beiden zuständig ist.
- Ruhe bewahren! Es gibt in den meisten Fällen eine Lösung mittels Umbuchung oder Stornierung bei der Fluggesellschaft. Schlimmstenfalls muss der Termin verschoben oder via Telefon- bzw. Videokonferenz abgewickelt werden.
Doch was mache ich eigentlich, wenn die Chefin/der Chef bereits am Flughafen eingetroffen ist und es aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse (z. B. Wetter, technischer Defekt am Flugzeug, Streiks) zu Verspätungen, Flugstreichungen und eventuell daraus resultierender Überbuchungen kommt?
Hierzu und den damit einhergehenden Rechten und Pflichten als Passagier mehr in meinem nächsten Beitrag.
Wie verhält man sich eigentlich „Small Talk-angemessen“, wenn man zu einem großen Kongress oder auf einem Empfang eingeladen ist, auf dem man niemanden persönlich kennt? Wie Marc schon berichtete, kann der angemessene Small Talk schließlich der Türöffner zu wichtigen Kontakten sein. Wie nimmt man aber unaufdringlich Gesprächskontaktzu einer bereits bestehenden Gruppe auf, zu der man stößt und nichtweiß, worum es gerade thematisch geht?
Am besten gesellt man sich zuerst schweigend dazu und signalisiert beim Zuhören seine Aufmerksamkeit in Form von Nicken, Mitlachen, Schmunzeln oder Zustimmungen wie „Ja, das sehe ich genauso“ oder „Da möchte ich noch etwas hinzufügen.“ Man sollte auf eine offene Körperhaltungachten und aufrichtiges Interesse und Wertschätzung für seine Gesprächspartnersignalisieren. Wenn man nicht weiß, welches geeignete Thema man selbst anschneiden könnte, hört man seinem Gegenüber genau zu – er wird es verraten. Denn er wird nicht über Dinge sprechen, die ihn nicht interessieren. So kann man mit seiner Themenauswahl nichts verkehrt machen.
Wichtig ist auch eine gewisse körperlicheDistanzzu seinem Gesprächspartner einzuhalten, damitersich nicht zu eingenommen und bedrängt fühlt. Ist dieser größer, geht man entsprechend etwas weiter zurück.
Mehr Tipps & Tricks und wie man ein gewandter Small Talker wird, verrät Frau Dr. Cornelia Topf in dem folgenden Taschenguide:
Ich wünsche Euch viel Erfolg beim Small Talken! Eure Tanja
Relativ häufig sind wir diejenigen, die die Gäste der Vorgesetzten am Empfang abholen und zum Konferenzraum führen. Der Weg dorthin kann allerdings sehr lang werden, wenn die ganze Zeit kein Wort fällt.
Um das Eis zu brechen, ist es in solchen Situationen immer hilfreich zu fragen, ob denn die Anreise auch gut geklappt hätte. Auf diese Weise ist es möglich, mit dem noch unbekannten Geschäftspartner des Chefs locker ins Gespräch zu kommen und eine unverfängliche Unterhaltung zu beginnen.
Generell ist Small-Talk eine ganz besondere Ebene der Kommunikation und kann in vielerlei Hinsicht ein „Türöffner“ sein. Gerade bei Tagungen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen gibt es kaum eine bessere Möglichkeit, als über einen Small-Talk Menschen kennen zu lernen und gute Verbindungen zu knüpfen.
Wichtig ist in solchen Gesprächen, dem Gegenüber Sympathie und Interesse zu vermitteln, ohne dabei neugierig zu wirken. Krankheit, Politik, Religion, Moral und Klatsch sollten niemals Gesprächsgegenstand sein, da sonst schnell ein falscher Eindruck entsteht. Dagegen eignen sich alltägliche Themen wie Reisen, Sport, Kunst, Kultur und natürlich das Wetter als Small-Talk-Thema Nummer Eins.
Letztendlich sagt ein Small-Talk vieles und auch wiederum nichts, kann aber dennoch sehr entscheidend für das persönliche Fortkommen sein. Denn wie heißt es doch so schön: Kontakte schaden nur demjenigen, der keine hat ;-)
Tagtäglich kommunizieren wir im Sekretariat mit den unterschiedlichsten Kollegentypen und geben u. a. die Anweisungen des Chefs zielgerichtet an sie weiter. Hier ist es besonders wichtig, seine empathischen und sozialen Fähigkeiten einzusetzen, denn jeder Kollege versteht ja bekanntlich eine andere Sprache und hört auf einem anderen Ohr.
Mit dem „Beziehungsorientierten“ geht man eher feinfühlig und verständnisvoll um und lässt sich am besten alle vereinbarten Absprachen noch einmal von ihm wiederholen, um sicher zu gehen, dass er inhaltlich alles richtig verstanden hat. Hier spielt das persönliche und soziale Miteinander eine große Rolle.
Dem „Sachorientierten“ reichen wiederum nur klare Ansagen, am besten mit Angabe einer eindeutigen Abgabefrist. Für ihn sind in erster Linie fact & figures relevant - kurz und bündig. Ein einführender Small Talk muss bei ihm nicht unbedingt betrieben werden. Im Sekretariat sind daher wirklich gute Antennen gefragt, um mit seinem Umfeld möglichst im geeigneten „Sprachmodus“ zu kommunizieren.
Ich habe jetzt noch eine völlig andere "Kommunikationsvariante" entdeckt, wenn ein Kollege so gar nicht zuhören möchte und total beschäftigt ist. Schaut einmal selbst:
Fazit: Not macht halt erfinderisch! ;-)
Ich wünsche Euch einen guten Start in die Woche! Eure Tanja
Es ist wieder soweit: Der Büroartikelhersteller Leitz ist zum fünften Mal auf der Suche nach „Deutschlands beste/r Sekretär/in“.
Auch in diesem Jahr soll durch den bundesweiten Wettbewerb auf das veränderte Berufsbild und die gestiegenen Anforderungen im Assistenzbereich aufmerksam gemacht werden. Da unser Beruf nach wie vor unterschätzt wird, will Leitz auch in 2010 zeigen, was in Deutschlands Sekretariaten tagein tagaus geleistet wird und welche Kompetenzen dazu notwendig sind.
Das diesjährige Finale findet am 21. April 2010 statt. Hier haben die zehn besten Kandidaten/innen dann die Chance, ihre Fähigkeiten vor der Jury unter Beweis zu stellen. Bewerbungsschluss ist der 12. März 2010.
Ich habe damals sehr lange gezögert, weil ich überhaupt nicht abschätzen konnte, was mich erwartet. Auf Drängen eines Freundes habe ich meine Unterlagen dann kurz vor Ablauf der Frist noch eingereicht.
Als ich einige Tage später die Mitteilung von Leitz erhielt, dass ich das Finale erreicht hätte, habe ich mich riesig gefreut. Ab diesem Zeitpunkt fühlte ich mich schon wie ein Gewinner, da allein die Teilnahme am Finale bereits ein großer Erfolg war und ich sowieso nichts zu verlieren hatte.
Mit dieser Einstellung und der Erwartung, ein paar spannende Stunden zu verleben, bin ich in den Wettbewerb gegangen. Dass ich letztendlich gewonnen habe, lag sicherlich auch daran, dass ich den Wettbewerb ausschließlich als Spaß gesehen habe und zwar mit Neugierde aber ohne Leistungsdruck angetreten bin. Das war wohl die richtige Herangehensweise, die ich allen Bewerbern und damit potenziellen Gewinnern mit auf den Weg geben möchte!
Falls Ihr mehr über die Aufgaben des vergangenen Jahres erfahren wollt, gelangt Ihr über den Link zu einer detaillierten Beschreibung.
Um in unserem (Traum-)Beruf bestehen zu können und den täglichen Herausforderungen gewachsen zu sein, ist neben den fachlichen und sozialen Kompetenzen auch ein Erfolgsfaktor ganz entscheidend: Nämlich die eigene Persönlichkeit und die innere Einstellung zu den Dingen. Die folgenden „Zehn Gebote für die SekretärIn“ können dabei behilflich sein.
1. Lächeln Sie! Dieses Lächeln übertragen Sie ganz automatisch auf Ihre Umwelt. Außerdem werden Glückshormone produziert und Sie haben eine positive Ausstrahlung.
2. Wenn Sie mit etwas unzufrieden sind, dann sprechen Sie es an, jedoch in einer höflichen und sachlichen Form. Jammern bringt einen nicht weiter, die Umstände werden sich dadurch nicht ändern.
3. Versuchen Sie, positiv zu denken und sich als Gewinner zu fühlen. Sie werden spüren, dass alles gleich viel besser läuft.
4. Ergreifen Sie die Initiative, denn nur Sie sind für Ihren Bereich verantwortlich. Schaffen Sie sich neue Herausforderungen, indem Sie sich an unbekannte Aufgaben wagen.
5. Hinterfragen Sie Routineabläufe. Nur weil es "immer so war", heißt es nicht, dass es auch die effizienteste Art und Weise ist. Vielleicht können Sie Abläufe verbessern und neue Ideen einbringen. Nichts ist rückläufiger als Stillstand.
6. Bauen Sie Netzwerke auf. Helfen Sie anderen und bieten Sie Ihre Kooperation an. Denn nur im Geben und Nehmen besteht der Erfolg.
7. Machen Sie auf sich aufmerksam. Wir Frauen leiden oftmals unter falscher Bescheidenheit. Betreiben Sie Marketing in eigener Sache und bringen Sie Ihr Selbstbewusstsein auf Hochglanz: Erwähnen Sie Ihre Erfolge, nach dem Motto: "Tue Gutes und rede darüber!"
8. Vergleichen Sie sich nicht mit anderen, denn jeder hat andere Eigenschaften, die einzigartig sind.
9. Betrachten Sie Kritik als Chance, sich zu verbessern, und fragen Sie sich: "Was lerne ich fürs nächste Mal daraus?" Das zeigt Ihre Stärke und Kompetenz.
10. Tun Sie alles mit Begeisterung, denn nur, wer innerlich brennt, kann andere mitreißen!
Wir erledigen die Weihnachts- und Neujahrspost, verfassen Gratulationen für Mitarbeiter und die besten Kunden unserer Vorgesetzten, setzen Kondolenzbriefe auf und besorgen auch Geschenke für alle möglichen Anlässe.
Letzteres kann schon mal heikel werden, insbesondere dann, wenn die Beschenkten nicht unserem Kulturkreis angehören. Gerade in der deutsch-asiatischen Zusammenarbeit prallen Welten aufeinander, was Begegnungen zwar einerseits herausfordernd und spannend macht, aber sich andererseits auch problematisch gestalten kann.
Wenn nun ein Geschäftsbesuch in Fernost ansteht und es die Aufgabe des Sekretariates ist, ein passendes Mitbringsel zu besorgen, kann es durchaus schwierig werden. Stolperfallen lauern überall – und wer will schon, dass sich der Chef/die Chefin mit einem unpassenden Gastgeschenk blamiert und dadurch die gute Geschäftsbeziehung aufs Spiel setzt. Daher sollte man bei der Auswahl von Mitbringseln für fernöstliche Geschäftspartner generell die folgenden Punkte berücksichtigen:
Geschenkverpackungen werden fast als Kunstwerke verstanden. Daher ist es wichtig, ein hochwertiges Papier auszusuchen und beim Verpacken besonders sorgsam zu sein. Die Farben Gold, Silber oder Rot gelten als glücksbringend, wohingegen Schwarz und Weiß in vielen Regionen Asiens den Tod repräsentieren.
Bei der Wahl des Geschenkes sind Qualität und der regionale Bezug von Bedeutung. Spezialitäten aus der eigenen Heimat wie z. B. Lebkuchen aus Nürnberg oder Marzipan aus Lübeck werden gern gesehen und hoch geschätzt. Auch Fotos oder Bildbände, die mehr über die Herkunft des Geschäftskontakts preisgeben, sind populär und kommen gut an. Gleiches gilt für Bierkrüge, Kuckucksuhren oder andere landestypische Erzeugnisse.
In sämtlichen asiatischen Kulturen gilt, dass Geschenke – wie auch Visitenkarten – mit beiden Händen übergeben werden. Das Auspacken erfolgt in der Regel erst später, wenn der Besuch schon wieder aufgebrochen ist.
Wie man hier sieht, gibt es beim Umgang mit asiatischen Kulturen schon so einiges zu beachten. Doch durch gezielte Vorbereitung und das Beherzigen einiger essentieller Regeln kann so mancher Fauxpas ganz leicht vermieden werden.
Wer mehr über dieses spannende Thema erfahren möchte, findet in der neuen Ausgabe der sekretaria.de office-news einen interessanten Artikel zum Thema „Besuch aus China“. Ich wünsche Euch viel Spaß beim Lesen!
Neulich hatte ich in meinem Workshop „Arbeiten für mehrere Vorgesetzte“ eine anregende Diskussion mit meinen Kolleginnen darüber, wie man am besten seinen Stress abbauen und seine privaten Ruheoasen neben dem alltäglichen Bürowahnsinn finden kann. Denn man steht ja oft zwischen den Stühlen und möchte es am liebsten jedem Chef gleich recht machen und gute Arbeit leisten. Da gab es die interessantesten Varianten.
Vom Kinobesuch, Tanzen gehen, sich mit Freunden oder der besten Freundin zum ausgiebigen Shopping treffen, Yoga und Pilates, ein gutes Buch lesen, mit seinen Haustieren spielen, den Partner ärgern, Malen, Lach- und Schreitherapie, Schnee schieben, Möbelrücken nach Feng Shui, kochen, Frust-Essen, Wellness-Tag, zum Friseur gehen, Musik laut aufdrehen und die Nachbarn nerven bis hin zur hingebungsvollen Gartengestaltung.
Die ungewöhnlichste Antwort war allerdings die einer gut durchtrainierten Kollegin, die sich vor ein paar Wochen einen SANDSACK zugelegt und in ihrem Keller aufgehängt hat. Daran könne sie sich abends herrlich abreagieren und ihren Gefühlen nach einem stressigen Bürotag einfach freien Lauf lassen :-).
Zudem habe sie noch zwei „Fliegen mit einer Klappe geschlagen“ – nämlich Sport und Stressbewältigung in einem. Positiv betrachtet verhilft der Ärger letztendlich noch zu einer guten Figur!
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