DIN-Quiz - Teil 10: Zahlen, Größen und Formeln in der DIN 5008
Zahlen spielen in der Geschäftskorrespondenz eine wichtige Rolle. Egal ob es sich um Telefonnummern handelt oder es um Bestellmengen und Kilometerangaben geht, die DIN 5008 macht Vorgaben, wie diese jeweils genau auszusehen haben. Testen Sie Ihr Wissen zu DIN-gerechten Zahlen, Größen und Formeln mit unserem Quiz.
Zwei Chefs: das bedeutet auch eine doppelte Menge an Informationen. Da ist viel Organisationstalent gefragt, um die Übersicht zu behalten. Wir haben für Euch 4 Tipps zusammengestellt.
Ordnet jedem Eurer Chefs eine Farbe zu, z. B. „Gelb steht für Frau Müller, grün für Herrn Meier“. Kennzeichnet entsprechend Ordner, Hängeregister, Ablagekörbchen … So habt Ihr in Eurem Büro optisch sofort einen Überblick.
Reserviert die Farbe Rot für Aufgaben mit Dringlichkeitsstufe 1. Das heißt: Jeder Chef bekommt eine Mappe mit der Farbe Rot, die zugleich mit seiner persönlichen Farbe markiert ist. In diese Mappen dürfen nur die dringendsten Aufgaben einsortiert werden. Wenn sich plötzlich rote Mappen auf Eurem Schreibtisch stapeln, ist es Zeit für ein Gespräch und für die Entscheidung: was ist wirklich wichtig?
Schafft ein einheitliches Ablagesystem. Wenn Ihr für Eure Chefs unterschiedliche Ablagesysteme einrichtet, müsst Ihr jedes Mal umdenken, wenn Ihr ein Dokument sucht oder archivieren wollt. Besprecht gemeinsam, welche Dokumente anfallen und wie diese archiviert werden sollen.
Reserviert möglichst feste Zeiten pro Chef. Vor allem, wenn Ihr den E-Mail-Posteingang Eures Chefs mitbetreut, solltet Ihr nach Möglichkeit feste Bearbeitungszeiten einrichten: „von 10 bis 12 Uhr Post von Frau Müller, von 13 bis 15 Uhr Post von Herrn Meier.“ Damit reduziert Ihr die Gefahr, sich zu verzetteln.
Wir wünschen Euch ein gutes Gelingen bei der Umsetzung. Diskutiert dazu auch in unserem Forum mit anderen User/Innen, welche Erfahrungen sie im Umgang mit mehreren Chefs gesammelt haben.
Wer hat es nicht schon einmal im Rücken gehabt? Rückenleiden ist längst eine Volkskrankheit geworden und bereits der zweithäufigste Grund für Krankschreibungen. In den USA gibt es nun ein neues Konzept, um dem Leiden entgegenzuwirken.
Es heißt "Active Office" - ein Büro, in dem die Mitarbeiter immer mal wieder von ihrem Sitzplatz aufgescheucht werden und einen Hindernis-Parcous meistern müssen. Durch kleine eingerichtete Schikanen (z. B. virtuelle Wassergräben) sollen Mitarbeiter somit ihrem Rückenleidern vorbeugen.
Eine Sparkasse in Bad Kreuznach hat das auch bei sich eingeführt: Auf rund 1000 Quadratmetern Nutzfläche wurde anhand einer Bedarfsanalyse eine fließende Bürolandschaft mit Gruppenarbeitsplätzen, raumstrukturierenden Einzelbüros sowie zentralen Modulen für 70 Beschäftigte realisiert.
Die Gruppenarbeitsplätze setzen sich aus ergonomischen Standardmöbeln und höhenverstellbaren Tischen zusammen. Die Arbeitsstühle verfügen über einer zweigeteilte und getrennt einstellbare Rückenlehne, die sich flexibel jeder Wirbelsäule anpasst. Dadurch macht dieser Stuhl jede Bewegung mit und sorgt für die bestmögliche Haltung.
Durch den Einsatz von Stehtischen ist die Mobilität und Flexibilität im Büro gesichert. Mit der klappbaren Tischplatte ist der Transport des Tisches sehr Platz sparend und einfacher geworden. Auch die Mülleimer stehen weiter entfernt, um entweder aufstehen zu müssen oder seine Trefferquote beim "Büro-Basketball" zu verbessern.
Auch wurden diverse Sportgeräte in bestimmten Büroabschnitten aufgestellt. So kann eine Besprechung durchaus auch mal zwischen rüttelnden PowerPlate-Übungen und anstrenden Klimmzügen stattfinden - Spaßfaktor inklusive! ;-)
Hier ein kurzer TV-Bericht über das sportliche Büro mt seinen hüpfenden Mitarbeitern.
Active Office - eine Bürowelt der Zukunft, die sich bei uns weiter fortsetzen wird?
„Wenn du das erste Mal dabei bist, musst du tanzen. Wenn du das zweite, dritte oder vierte Mal dabei bist, musst du tanzen. Wenn du zu müde wirst, um beim „Lunch Beat“ zu tanzen, dann geh bitte zum Essen woanders hin.“
So lauten die ersten drei der zehn Gebote des Manifestes auf der „Lunchbeat“-Website.
„Lunch Beat“ – was ist das schon wieder für eine Erfindung? Ein Mittagessen, welches um sich schlägt? Nein, ganz so heftig geht es hierbei nicht zu, auch wenn dabei ordentlich geschwitzt wird.
Ich bin mir sicher, fast jeder von Euch kennt die „After Work Clubs“ bzw. „After Work Partys“, bei denen in Anzug und Kostüm nach Feierabend wild in die Nacht hinein getanzt wird?! Und nun stellt Euch das Ganze bitte in Eurer Mittagspause vor (ohne Alkohol versteht sich). Nebenher wird das Mittagessen verzehrt und das Hüftgold wird gleich wieder abgeschüttelt.
Doch wer kommt bitte auf die verrückte Idee, so ein Tanzevent mitten am Tage zu veranstalten? Die Projektentwicklerin Molly Ränge (28 Jahre jung), organisierte die ersten Partys in Stockholm. Seither hat die Bewegung Schweden im Sturm erobert und nicht nur in Schweden wird in der Mittagspause getanzt; es scheint als würde ein neuer Trend zu uns herüberschwappen.
Wer gerne tanzt und seine Leidenschaft auch tagsüber ausleben möchte, der findet unter http://www.lunchbeat.org/ alle weitere Informationen, um den nächsten „Lunch Beat“ vielleicht auch bald in seiner Heimatstadt zu etablieren.
Auf jeden Fall finde ich, ist es ein interessantes Konzept. Ich liebe es zu tanzen. Ich bräuchte abends keinen Babysitter und ich wäre nicht bereits beim Losgehen schon wahnsinnig müde. Ich würde mal eben vom Computer unter die Diskokugel verschwinden. Für den Körper und den Geist sicher eine absolute Wohltat! Und je mehr „Lunch Beat“-Videos ich mir bei youtube anschaue, desto mehr Lust bekomme ich, daran teilzunehmen.
Aber ob eine verschwitzte Sekretärin mit roten Wangen und feuchten Haarsträhnen im Gesicht ein schönes Bild im Vorzimmer abgibt?
Wie findet Ihr die Idee von der Mittagspausen-Tanzveranstaltung?
Ich wünsche Euch eine schöne zweite Wochenhälfte! Eure Doreen
Wer kennt sie nicht die beliebten gelben Post-it Klebezettel, die es mittlerweile in allen möglichen Größen und schillernden Farbvariationen gibt? Ohne sie wäre für viele der Büroalltag nicht mehr denkbar. Nicht selten schmücken sie den tristen PC-Bildschirm oder das Telefon in leuchtenden Farben.
Vor kurzem habe ich einen TV-Bericht darüber gesehen, dass man mit diesen bunten Denkzettelchen auch noch etwas anderes anstellen kann – nämlich wahre Kunstwerke zu kreieren: Im Kampf gegen mögliche Langeweile am Arbeitsplatz haben Angestellte in Frankreich eine kreative Beschäftigungstherapie entwickelt. In den Fenstern und Büros von Pariser Unternehmen sind mittlerweile zahlreiche Kunstwerke aus diesen bunten Klebezetteln zu bestaunen. Viele der zum Teil riesigen Bilder zeigen Figuren aus alten Videospielen, wie z. B. Super Mario oder Pac-Man. Aber auch Marilyn-Monroe-Porträts im Pop-Art-Stil oder Asterix und Obelix werden aus den kleinen Zetteln zum Leben erweckt. Zwischen den gegenüberliegenden Unternehmen sind regelrechte Wettstreits um das größte und beeindruckendste Kunstwerk an den Fenstern der Außenfassade entbrannt.
Angefangen hat alles im Pariser Vorort Montreuil. Dort schmückten Mitarbeiter des Computerspielriesen Ubisoft ihre Büros mit kleinen Aliens, die aus den kleinen Merkzetteln bestanden. Mitarbeiter der benachbarten Bank BNP Paribas zeigten sich so begeistert, dass sie sich vom Videospiel „Space Invaders“ inspirieren ließen und ein Raumschiff in ihr Fenster klebten, das die Aliens symbolisch abschoss. Der „Post-it-War“ war eröffnet und nahm damit seinen Lauf.
Hier ein kleiner Video-Auszug vom "Krieg der Post-its":
In den kommenden Wochen sprach sich diese Idee wie ein Lauffeuer herum und in ganz Paris entstanden ähnliche Wettkämpfe. Dadurch wurden sogar die sozialen Kontakte mit den Mitarbeitern von Unternehmen auf der anderen Straßenseite schlagartig erhöht - ein schöner Nebeneffekt.
Mittlerweile werden auch in deutschen Städten wie Köln oder Hamburg die ersten Fensterbilder gesichtet. Beschwerden von Arbeitgebern über den hohen Klebezettelverbrauch oder vernachlässigte Arbeit wegen der Nebenbeschäftigung wurden bislang noch nicht bekannt. Es gibt sogar schon eine offizielle Website unter www.postitwar.com.
Vielleicht habt Ihr ja auch noch ein paar Bürofenster frei und möchtet Eurer Kreativität freien Lauf lassen und Eure Kunstwerke veröffentlichen? ;o)
In diesem Sinne wünsche ich Euch eine erfolgreiche kreative Woche!
Heute möchten wir Euch an die neuen DIN 5008 Regeln erinnern. Inwieweit seit Ihr zu den Themen DIN-gerechte E-Mails, Abbildungen und Betreff bereits fit? Anhand unserer Quizserie könnt Ihr dazu Euer Wissen testen.
E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln in unserer heutigen Zeit. Ebenso wie Geschäftsbriefe sind sie Visitenkarten, die das Unternehmen mit jeder versandten Nachricht in die Welt schickt. Die DIN 5008 regelt, wie E-Mails gestaltet und aufbereitet sein sollten, damit der Empfänger sie gut öffnen und lesen kann. wisst Ihr, ob Eure E-Mails immer DIN-gerecht sind?
Wie viel Abstand sollte zwischen einem Bild und dem umgebenden Text sein? Und was gilt es beim Dateiformat zu beachten? Auch bei Betreff und Teilbetreff hat sich in der DIN 5008 etwas geändert. Versucht auch für diese Themen Euer Wissen mit unseren Quizzen zu prüfen.
Alle diese Bereiche sind für den Büro-Alltag wichtig. Macht mit bei unserer Quizserie und Ihr werdet sehen, wie gut Ihr die neuen Regeln bereits übernommen habt.
Berufstätige Mütter und Väter sind häufig im Dauerstress. Ich kann ein Lied davon singen. Als alleinerziehende Mutter mit zwei kleinen Kindern arbeite ich in Teilzeit. Nebenbei wird noch der Haushalt erledigt: waschen, einkaufen, kochen, Elternabende, Arztbesuche, Formulare für diverse Ämter und so vieles mehr – für die eigenen Bedürfnisse bleibt da häufig kaum noch Zeit.
Stress, Ängsten, Schlafstörungen oder anderen gesundheitliche Beschwerden muss ich täglich entgegenwirken. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Ich versuche - sobald ich das Büro hinter mir lasse - die Arbeit auch im Kopf abzuschließen, in den Feierabend zu gehen und wirklich nun zu 100 Prozent Privatperson - vorrangig natürlich Mutter - zu sein. Das Abschalten kann gerade nach wichtigen Besprechungen oder Projekten aber ganz schön schwer fallen.
Hin und her gerissen zwischen dem eigenen Anspruch einen perfekten Job zu machen und eine gute Mutter zu sein, kann man sich hierbei leicht verrennen.
Meist ist es die eigene Erwartung, die dazu führt, dass man sich in Stresssituationen wiederfindet.
Doch die Wohnung muss nicht immer tipptopp in Ordnung sein. Statt die Küche zu wischen muss auch ein Abend mit Freunden Platz im Leben haben – soziale Kontakte verkümmern, wenn man sie nicht pflegt. Spaß und Freude im Alltag sind so ungemein wichtig für das eigene Wohlbefinden.
Ob autogenes Training, Yoga, Töpferkurs oder Klavierstunde, ein Lavendelbad oder ein Glas Rotwein und ein spannendes Buch – jeder zieht seine Kraft aus unterschiedlichen Dingen.
Ausreichende Bewegung macht den Kopf frei, tiefes Atmen entspannt, To-do-Listen strukturieren den Alltag, Kalender sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
Hierüber zu schreiben und es täglich umzusetzen ist jedoch ein himmelweiter Unterschied. Ich habe mir für dieses Jahr vorgenommen, mir mein Leben etwas zu „erleichtern“. Etwas weniger Perfektion, dafür wieder mehr ICH-sein - Bedürfnisse stillen, auch mal Doreen sein, nicht Sekretärin, nicht Mutter. Angefangen habe ich damit schon und ich merke schon nach wirklich kurzer Zeit, wie gut es tut und wie positiv sich meine Laune verändert hat.
Einen kleinen Eindruck vom letzten Spielplatzbesuch am Wochenende möchte ich Euch nicht vorenthalten ;) Naja, so ähnlich jedenfalls...ich freue mich, wenn Ihr den Tag mit einem Lachen beginnt!
Ich wünsche Euch einen zauberhaften Start in die neue Woche und etwas mehr Mut zur UNVOLLKOMMENHEIT!!!
Niemand erwartet das von uns, egal ob wir Kinder haben oder nicht.
Fenster auf, Fenster zu, Drucker und Kopierer laufen auf Hochtouren, Telefone klingeln wild durcheinander, Kollegen links, Kollegen rechts, es wird diskutiert, gelacht, gemurmelt, geflucht … Das Arbeiten in Großraumbüros ist mittlerweile in den Firmen weit verbreitet und nicht immer ein Segen für die Mitarbeiter - gerade wenn es um hochkonzentriertes Arbeiten geht.
Hier werden tagtäglich sozialen Kompetenzen und persönliche Grenzen der Mitarbeiter auf die Probe gestellt. Um für ein positives Arbeitsklima zu sorgen und Störfaktoren zu minimieren, sollte im Vorfeld ein Meeting mit dem ganzenTeam stattfinden, um über das tägliche Miteinander im sogenannten „Open Space Office“ zu diskutieren und gemeinsame Regeln aufzustellen. Jeder Mitarbeiter hat somit die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern. Folgende Grundregeln unterstützen ein positives Arbeitsklima:
- Telefonate sollten so oft wie möglich durch E-Mails ersetzt werden. Falls diese doch notwendig sind, sollte man nicht zu laut sprechen und zügig zur Sache zu kommen. - Privatgespräche sollten größtenteils außerhalb des Büros geführt und schrille Handy-Klingeltöne vermieden werden. - Benachrichtungstöne bei E-Mails sollten ausgeschaltet sein. Denn ein minütlicher „Pling-Ton“ von verschiedenen PCs kann schnell an den Nerven der Kollegen zerren. - Hämmerndes Stakkato in die PC-Tastatur sollte ebenfalls vermieden werden. - Vor sich hin murmeln oder laut denken ist ebenfalls sehr störend für die daneben sitzenden Kollegen sowie Wanderungen zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen. - Laute Zurufe zwischen Kollegen ist ein no-go. Besser trifft man sich in einem Besprechungsraum, um alle Punkte zu diskutieren. Auch Kundengespräche sollten nicht am Schreibtisch stattfinden. - Falls keine ständige Klimaanlage vorhanden ist, sollte man sich gemeinsam über das Reizthema „Lüftungszeiten“ verständigen, denn jeder hat ja bekanntlich ein anderes Wärmeempfinden. Hier sind Empathie-Profis gefragt! :-) - Ein höfliches Miteinander schafft ein angenehmes und freundliches Arbeiten. Man könnte die Kollegen zum Beispiel fragen, ob man etwas aus der Kantine oder Kaffeeküche für sie mitbringen kann. - Technische Lärmquellen wie Drucker, Faxgeräte und Kopierer sollten am besten außerhalb des Großraumbüros stehen. - Ruhezonen nahe dem Arbeitsplatz sind sehr wichtig, um sich zurückzuziehen, in Ruhe einen Kaffee zu trinken und einfach mal abzuschalten.
zunächst möchte ich Euch noch ein frohes, vor allem gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2012 wünschen!! Für einige von Euch beginnt ja heute der erste Arbeitstag im neuen Jahr. Meinen allerersten Blogbeitrag in 2012 möchte ich mit einer Geschichte beginnen, die ich vor kurzem las und mich beeindruckte:
Ein junger Leutnant war gerade dabei, seine Aufklärungseinheit auf ein Manöver in die Alpen zu schicken, als es plötzlich anfing zu schneien. Mit einem Wetterumschwung hatte er nicht gerechnet, aber er wollte seinen Plan nicht wegen ein paar Schneeflocken umwerfen. Das Wetter lässt sich im Krieg ja leider nicht bestellen, sagte er sich und schickte seine Soldaten in die Wildnis.
Der Schneefall entwickelte sich jedoch zum Schneesturm. Als nach zwei Tagen ohne Sicht mit bitterer Kälte, heftigen Winden und nicht enden wollendem Schneegestöber seine Soldaten immer noch nicht zurückgekehrt waren, beschlichen den Leutnant doch langsam Zweifel an der Klugheit seiner Entscheidung. Am dritten Tag – der Leutnant hatte sich bereits die übelsten Szenarien ausgemalt – klopfte es plötzlich an der Tür.
Seine Soldaten waren zurückgekehrt. Der Leutnant atmete auf, ging hinaus und schaute seine Männer mit großen Augen an. „Wo waren Sie so lange? Und wie haben Sie überhaupt zurückgefunden bei diesem verheerenden Wetter?“
„Verzeihung, wir haben im Schneesturm völlig die Orientierung verloren. Wir dachten schon ... na, wir waren jedenfalls ziemlich verzweifelt, weil wir nicht wussten wo wir waren. Und da hat einer von uns eine Karte in seiner Tasche gefunden. Eigentlich eine Wanderkarte. Wir haben dann mit Hilfe dieser Karte unsere Position ermitteln können. Wir waren völlig ab vom Schuss. Na, der Rest war dann einfach. Und hier sind wir nun!“
Der Leutnant war so froh über die Rückkehr seiner Einheit, dass er sich den zurückgelegten Weg auf der Wanderkarte ganz genau zeigen ließ. Er stutzte, klappte die Karte zu und staunte: Denn in den Händen hielt er keine Karte der Alpen – sondern eine der Pyrenäen!
War es ein unglaublicher Zufall, dass die Soldaten mit der falschen Karte dennoch angekommen sind? Offensichtlich konnte diese Karte ihnen weder die korrekte Position noch den richtigen Heimweg zeigen. Aber dennoch hielten die Soldaten an dem Glauben fest. Denn ohne diese Karte wären sie nicht weitergelaufen, sondern hätten die Hoffnung gleich aufgegeben und sich ihrem Schicksal ergeben.
Die Männer hatten Glück. Aber kein Glück im Sinne von Zufall, sondern eine ganz andere Art von Glück. Nämlich die Sorte, die man sich selbst erarbeitet. Der einzige Grund, warum sie nicht erfroren sind, ist die Tatsache, dass sie selbst aktiv geworden und losgelaufen sind. Die Karte und ihr fester Glaube hatten ihnen geholfen, sich statt für das Verharren für die Aktion zu entscheiden. Ja, sich überhaupt zu entscheiden.
Das Glück folgt dem Tun, nicht dem Zufall.
In diesem Sinne wünsche ich Euch auch viel Aktion, Energie, Erfolg und ganz viel Glück für Eure Wege und Ziele, die Ihr Euch vorgenommen habt!
Zum Jahresbeginn präsentieren sich die sekretaria OfficeNews im neuen Look. Das Print-Magazin für Premium-Kunden ist moderner, lebendiger und lesbarer geworden.
Am inhaltlichen Umfang hat sich nichts geändert, das neue Layout macht es möglich! Auch in 2012 dürft Ihr Euch jeden Monat auf acht Seiten aktuelles und geballtes Fachwissen freuen.
Ein kleiner Ausschnitt aus der aktuellen Januar-Ausgabe:
Für mehr Ordnung im Regal
1. Sorgt für eine selbsterklärende Beschriftung. Jedem sollte beim Lesen des Etiketts klar sein, was sich im Ordner befindet. Verwendet daher besser keine Registernummern. Setzt das Farbsystem ein, dass Ihr entwickelt habt.
2. Arbeitet mit Symbolen. Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Druckt z. B. stilisierte Autos auf Etiketten, um die Ordner rund um den Fuhrpark zu kennzeichnen, oder nutzt das Logo Eures Kunden für Ordner, in denen die Korrespondenz mit diesen Kunden steckt.
3. Ihr wollt auf einen Blick sehen, ob die Ordner vollständig sind und in der richtigen Reihenfolge stehen? Dann zieht einen diagonalen Strich über alle Ordnerrücken hinweg. Fehlt ein Ordner, ist die Linie unterbrochen, steht er am falschen Platz, läuft die Linie im Zickzack über die Rücken.
4. Mistet regelmäßig aus. Alles, was Ihr nicht oft braucht, solltet Ihr ins Archiv verbannen. Unterlagen, die Ihr nicht länger aufbewahren müsst, solltet Ihr vernichten.
Wie organisierere ich meine Ablage? Zu diesem Thema könnt Ihr Euch in unserem Forum mit anderen User/Innen austauschen. Wir wünschen Euch einen erfolgreichen Start ins Jahr 2012
"Neue Runde, neues Glück, 2011 kehrt nicht zurück. 2012 - das ist doch klar -, wird ein richtig tolles Jahr. Auch das Glücksschwein wünscht Euch allen: Glück, Gesundheit und Wohlgefallen!"
Ich hoffe Ihr hattet einen richtig tollen Jahreswechsel! Ich wünsche Euch allen einen guten Start ins das neue Jahr 2012. Denjenigen, die heute morgen schon wieder im Büro sitzen, wünsche ich zudem eine angenehme erste Arbeitswoche. Ich darf mich noch eine Woche auf die faule Haut legen, freue mich aber auch schon, am 9. Januar, Chef und KollegInnen wieder zu sehen.
Der Dezember war toll, aber voll mit Terminen rund um das Weihnachtsgeschehen: Weihnachtsfeiern, Weihnachtsbasteln, Weihnachtsvorbereitungen.... das hat nicht nur den Babysitter strapaziert :)
Jetzt freue ich mich auf meine persönliche Jahres-Start-Up-Veranstaltung - die Eröffnung der Grünen Woche 2012 - am 19. Januar 2012 in Berlin.
Meine Vorsätze für 2012 sind übersichtlich, haben es aber in sich. Den ersten habe ich heute schon aufgegeben (soviel zur Konsequenz).
Wer noch mit seinen Vorsätzen für 2012 hadert, der kann sich ja mal vornehmen, Deutschlands Beste Sekretärin 2012 zu werden. Wär das was? Bewerbungsschluss ist der 16.03.2012 - alle Infos zum Wettbewerb findet Ihr hier.
Ich freue mich, wenn Ihr unseren Blog auch dieses Jahr wieder aktiv begleitet. Wunschthemen, Anregungen usw. sind immer willkommen.
Blog-RSS-Feed
Newsletter
sekretaria twittert
sekretaria bei facebook
sekretaria bei YouTube
Presse 
