Finanz-Tipp

Als Lösungswege stehen grundsätzlich drei Alternativen zur Verfügung:

1. Der konsequente Weg: Liefer- und Leistungsumfang straffen
2. Der lockere Weg: Etat erhöhen
3. Der sparsame Weg: Gute Einkaufs- und Verhandlungspolitik

Der konsequente Weg: Liefer- und Leistungsumfang straffen

Für einen bestimmten Liefer- und Leistungsumfang ist ein Budget bereitgestellt worden. Oberstes Ziel des konsequenten Weges ist es, das Budget einzuhalten und damit die Finanzierung nicht zu gefährden. Deshalb veranlasst der Projektleiter den Stopp des Vorhabens, um eine weitere Kostenüberschreitung zu verhindern. Er überlegt, mit welchen Unternehmen welche Teile des Liefer- und Leistungsumfangs für das verbleibende Budget zu realisieren sind. Mit Hilfe der ABC-Analyse wird geklärt, welche Hardware- und Software-Teile auf jeden Fall benötigt werden, um das neue System zum Laufen zu bringen (A-Sachergebnisse). Dann wird überlegt, wo mit älteren Softwareversionen anstelle der neuesten gearbeitet werden kann (B-Sachergebnisse). Dies gilt z. B. auch für Bildschirme oder anderes Equipment. Die Glaubwürdigkeit der Projektleitung wird durch dieses konsequente Handeln unterstrichen.

Dieser Weg ist zu empfehlen, wenn durch die Kostenüberschreitung ein Bereich oder gar das Unternehmen selbst gefährdet ist. Er wird auch zu gehen sein, wenn die Geschäftsführung kein weiteres Geld mehr für das Vorhaben zur Verfügung stellt und deshalb ein geordneter Rückzug angesagt ist. Er ist leichter begehbar, wenn die Arbeits-, Termin- und Kostenplanung in Etappen mit entsprechenden Meilensteinen aufgebaut sind und die Verträge meilensteinbezogen abgeschlossen werden. Ausgeschlossen ist der Weg, wenn durch die Reduzierung der Anforderungen Betriebsabläufe gestört würden, die Produktivität gefährdet wäre – wie im vorgestellten Szenario – oder nach dem Vorhaben unzufriedene Kunden zurückgelassen werden.

Der lockere Weg: Etat erhöhen

Wenn sich die Kosten erhöhen, dann ist es auch möglich, als Projektleiter bei der Unternehmensleitung eine Steigerung des Etats zu beantragen. Oft ist in Unternehmen zu beobachten, dass einer Budgeterhöhung auf Grund von "Sachzwängen" zugestimmt wird. Die möglichen Konsequenzen aus diesem Weg: Die Kreditkosten steigen, die ursprüngliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gerät ins Wanken oder andere Vorhaben müssen gestoppt werden.

Der Etaterhöhung und der damit verbundenen Kostenerhöhung muss ein späterer Nutzen gegenüberstehen. Dies kann geschehen, wenn durch Investitionen wie z. B. in eine gute IT, Betriebsabläufe entscheidend gestrafft und vereinfacht werden und sich damit wiederum kostensparend auswirken. Bei Produktprojekten kann es notwendig sein, mit ausgereifter und damit teurerer Technik auf den Markt zu gehen. Rückrufaktionen sind meistens kostspieliger als die momentane Budgeterhöhung im Projekt. Bei Anlagenprojekten gefährdet die Budgeterhöhung einerseits die Wirtschaftlichkeit der Investition, andererseits wird der Gewinn des Unternehmens geschmälert.

Der sparsame Weg: Konsequente Einkaufs- und Verhandlungspolitik

Bei der Schieflage des Projektes sind kurzfristige Erfolge notwendig. Kostenüberschreitungen erfordern Maßnahmen, die Kosten einsparen. Das kann durch eine konsequente Einkaufspolitik geschehen. Es gilt, den Markt abzusuchen und sich wieder Angebote einzuholen, Preislisten zu studieren und nach Synergien im Einkauf umzusehen. Die Einkaufspolitik zielt auf günstiges Personal, preiswerte Lieferanten, erschwingliche Materialien und Werkzeuge. Im obigen Fall kann ein neuer IT-Dienstleister gesucht werden, der den Rest der Arbeiten im überschaubaren Zeitraum erledigt. Dies geht aber nur, wenn dem bisherigen IT-Dienstleister ein Termin gesetzt wird, seine Leistungen im vertraglichen Kostenrahmen abzuschließen. Steigt der IT-Dienstleister aus, ist der Weg frei für einen Ersatz. Eventuell können gegenüber dem bisherigen IT-Dienstleister Schadensansprüche geltend gemacht werden.

Projekte mit hohem Lieferanten- und hohem Sachkostenanteil sind besonders gut geeignet, durch eine gezielte und permanente Einkaufspolitik Kosten einzudämmen. Allerdings ist es schwer, aus der Situation heraus noch nachhaltige Kostenerfolge zu erzielen. Es muss dann meistens hingenommen werden, dass die Termine nach hinten rutschen. Deshalb sollte die Projektplanung schon so angelegt sein, dass zu jedem Meilenstein die Karten neu gemischt werden können.