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Urlaubsscheine & Co. - erstellen Sie Formulare in Word

Ein Urlaubsschein muss Textfelder für Namen, Vornamen, Personal-Nummer und Abteilung des Mitarbeiters enthalten. Über Kontrollkästchen wird entschieden, ob es sich um Tarif- oder Sonderurlaub handelt. Außerdem sind Angaben zum ersten und letzten Urlaubstag sowie die Anzahl der beanspruchten Tarifurlaubstage notwendig.

Datei anlegen

1. Wählen Sie unter Datei die Option Neu und klicken Sie im Reiter Mit Vorlage beginnen auf Allgemeine Vorlagen und wählen Sie dort Leeres Dokument aus (Abb. 1).

Abb 1: Öffnen Sie eine neue Formular-Vorlage.

2. Geben Sie die Beizeichnung für das Formular, den Begriff Urlaubsschein, ein und setzen Sie diesen mit Hilfe der Schaltfläche Rechtsbündig an den rechten Seitenrand.
3. Richten Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und zwölf Zeilen ein.
4. In der Zeile mit den Datumsangaben wird eine dritte Spalte für die Eingabe der Anzahl der Tarifurlaubstage benötigt. Setzen Sie die Eingabemarkierung in die gewünschte Zelle und wählen Sie Tabelle und anschließend Zelle/n teilen.
5. Tragen Sie dann die fixen Spaltenbeschriftungen ein (Abb. 2).

Abb. 2: Die Datei Urlaub.dot basiert auf einer Tabelle.

Formularfelder einfügen

Richten Sie zunächst die Textfelder ein. Dort werden Zeichenketten eingetragen. Das erste Textfeld steht unterhalb der Formularbezeichnung Urlaubsschein. Es ist für die Eingabe des Firmennamens vorgesehen.

1. Klicken Sie auf die erste Schaltfläche der Formular-Symbolleiste Textformularfeld.
2. An welcher Stelle Textfelder benötigt werden, sehen Sie in Abbildung 1. Dort erkennen Sie auch, wo Kontrollkästchen und ein Kombinationsfeld vorgesehen sind. FORMTEXT steht dabei für Textfeld, FORMCHECKBOX für Kontrollkästchen und FORMDROPDOWN für ein Kombinationsfeld.
3. Doppelklicken Sie auf das Textfeld zur Eingabe des Datums, erscheint Optionen für Textformularfelder.
4. Dort wählen Sie aus dem Listenfeld unter Typ den Eintrag Datum von. Für die Eingabe des Datums bis gehen Sie genauso vor. Die Eingabe der Anzahl der Urlaubstage beschränken Sie in der Dialogbox Optionen für Textformularfelder auf Zahlen mit einer Höchstlänge von zwei Zeichen.

Kontrollkästchen anlegen und Kombinationsfelder einrichten

1. Richten Sie die Kontrollkästchen durch einen Klick auf die Schaltfläche Kontrollkästchen-Formularfeld in der Formular-Symbolleiste ein.
2. Die Bezeichnung für das Kontrollkästchen schreiben Sie hinter das Feldelement.

Ein Kombinationsfeld brauchen Sie für die Auswahl des Sonderurlaubs:

1. Klicken Sie in der Formular-Symbolleiste auf die Schaltfläche Dropdown-Formularfeld.
2. Öffnen Sie das Dialogfeld Optionen für Dropdown-Formularfelder.
3. Tragen Sie nacheinander die Gründe für den Sonderurlaub ein: Weiterbildung, Trauerfall, Hochzeit, Umzug, Sonstiges. Damit der Benutzer im Falle des Tarifurlaubs auf die Angabe einer Begründung verzichten kann, geben Sie ein Leerzeichen in das Feld Dropdownelement ein.

Tagesdatum einfügen und Feldfunktionen aktivieren

Damit in jedem Urlaubsschein das aktuelle Tagesdatum erscheint, setzen Sie den Cursor in die entsprechende Zelle und wählen Einfügen, dann Datum und Uhrzeit und aktivieren das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren.

Richten Sie abschließend einen Dokumentschutz ein. Wählen Sie dazu Extras und dann Dokument schützen.

Top-Download: Damit Sie die Urlaubstage Ihrer Kollegen und Mitarbeiter auch im nächsten Jahr immer bestens im Blick haben, können Sie sich unter www.sekretaria.de den "sekretaria Urlaubsplaner 2008" herunterladen. Damit haben Sie die Möglichkeit, sowohl Urlaubstage als auch Abwesenheiten wie Seminare, Gleittage und krankheitsbedingte Ausfälle Ihrer Mitarbeiter zu planen und zu dokumentieren. Besonders komfortabel: Die Tabellen sind für den Ausdruck auf A4-Papier optimiert.

Erstellt am: 08.11.2007 15:01, Letzte Änderung: 01.11.2009 12:00
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