Schriftverkehr allgemein

Die schlimmste Form von Bürokratendeutsch: der Nominalstil

"Der Vermeidung einer Verzögerung der Auslieferung unserer Ware dient die Einführung neuer Fahrzeuge durch Beschluss der Hauptverwaltung unseres Hauses." – es ist nahezu unmöglich, einen solchen Satz beim ersten Lesen zu begreifen. Die Häufung von Hauptwörtern, also Nomen bzw. Substantiven, macht den Sachverhalt unnötig kompliziert und erschwert das Verständnis. Formulieren Sie Ihre Sätze klarer und achten Sie bewusst darauf, nicht zu viele Hauptwörter in Ihren Texten zu benutzen. Einen Hauptsatz voller Nomen ersetzen Sie besser durch Nebensätze mit Tätigkeitswörtern (Verben). Der obige Satz könnte dann z. B. folgendermaßen aussehen:

"Um Verzögerungen bei der Auslieferung unserer Ware zu vermeiden, hat die Hauptverwaltung unseres Hauses beschlossen, neue Fahrzeuge einzuführen."

Passivsätze sind unnötig umständlich

"Es wurde uns die bedauerliche Mitteilung gemacht, dass leider angeordnet werden muss, Ihrem Antrag nicht zu entsprechen." Solche Konstruktionen im Passiv, also in der Leidensform, sind umständlich und verschleiern die Verantwortlichkeiten. Eine aktive Formulierung, also in der Tätigkeitsform, ist verständlicher und für den Empfänger wird sofort deutlich, wer die Entscheidung getroffen hat. Statt Ausdrücke mit "wurde" oder "werden", wie "wurde ... gemacht" oder "angeordnet werden", zu verwenden, schreiben Sie also beispielsweise besser folgendes:

"Leider hat uns unsere Rechtsabteilung mitgeteilt, dass die Kommission anordnen wird, Ihrem Antrag nicht zu entsprechen."

Verirren Sie sich nicht im Schachtelsatz

"Ihr Angebot, das eventuell noch interessant gewesen wäre, wenn wir es einige Tage vor den von Herrn Müller, dem Vorstandsvorsitzenden unseres Hauses, aufgrund der derzeitigen Konjunkturschwäche beschlossenen Sparmaßnahmen erhalten hätten, müssen wir leider ablehnen." In sogenannten Schachtelsätzen wimmelt es nur so von Einschüben, Nebensätzen und ellenlangen Beifügungen (Attributen). Es scheint, als versuche der Absender, möglichst viele Informationen in einem Satz unterzubringen. Die jeweiligen Gedankengebäude sind für den Empfänger nur noch schwer nachvollziehbar und der Sinn erschließt sich erst beim mehrfachen Lesen.

So können Sie den Schachtelsatz vermeiden

Es gibt einen ganz einfachen Weg, einen langen und schwierigen Schachtelsatz zu vermeiden: Bringen Sie die Informationen in mehreren statt in nur einem Satz unter! Dadurch verhindern Sie u. a., dass zusammengehörende Satzteile oder Wörter getrennt werden. In dem genannten Satz könnte z. B. die Hauptaussage "Ihr Angebot ... müssen wir leider ablehnen" aus dem komplizierten Gefüge herausgelöst werden und als einfacher Satz für sich allein stehen: "Ihr Angebot müssen wir leider ablehnen." Das oben genannte Beispiel könnte in vereinfachter Form dann folgendermaßen lauten:

"... leider müssen wir Ihr Angebot ablehnen, da in unserem Haus Sparmaßnahmen zu ergreifen sind. Der Vorstandsvorsitzende Herr Müller hat hierzu aufgerufen, um die schlechte konjunkturelle Lage auszugleichen ...".

Extratipp: Einfacher wird ein Satz auch, wenn Sie Partizipialgruppen, also Gruppen mit einem Mittelwort (Partizip), in Nebensätze auflösen. In der Wortgruppe "die von Herrn Müller ... aufgrund der derzeitigen Konjunkturschwäche beschlossenen Sparmaßnahmen" ist "beschlossenen" das Mittelwort. Als Nebensatz sieht diese Partizipialgruppe folgendermaßen aus: "die Sparmaßnahmen, die Herr Müller aufgrund der derzeitigen Konjunkturlage beschlossen hat".

Fachchinesisch ist nur etwas für Fachleute

Stellen Sie sich vor, Sie bekämen einen Brief geschickt, in dem ständig von "Fehlstreuung" die Rede ist. Wenn Sie nicht gerade in der entsprechenden Branche arbeiten, können Sie mit solchem Fachchinesisch sicherlich wenig anfangen. Dieses Beispiel zeigt, dass Fachwörter zu Verwirrung und Unsicherheit führen können. Grundsätzlich ist es zwar nicht falsch, sie zu benutzen. Aber es hängt vom Adressaten des Schreibens ab, ob es angebracht ist, ein branchenspezifisches Vokabular zu verwenden. Lassen sich Fachwörter in Ihrer Korrespondenz nicht vermeiden, kann es für bestimmte Empfänger hilfreich sein, wenn diese kurz erläutert werden.

Vorsicht mit Anglizismen!

Sie fallen unter die Kategorie Fremdwörter: Neudeutsche Ausdrücke, die aus dem Englischen stammen, die sogenannten Anglizismen. Typische Vertreter sind Wörter wie "Outsourcing", "Brainstorming" oder "Meeting". Viele von ihnen schleichen sich in die tägliche Korrespondenz ein, ohne dass Sie es überhaupt bemerken. Bei den Anglizismen gilt ähnlich wie bei den Fachwörtern: Es hängt vom Adressaten ab, ob sie als störend empfunden werden oder nicht. So haben besonders ältere Menschen Probleme mit Anglizismen, da sie vielleicht kein Englisch sprechen und daher die Bedeutung der Ausdrücke nicht ableiten können. Generell ist es hilfreich, nicht übermäßig viele dieser Wörter zu benutzen, um den Empfänger nicht zu verwirren.