Fachwissen

Um den Jahresabschluss kommt kein Unternehmen herum. Und viele Mitarbeiter sind ebenfalls beteiligt, etwa indem sie bei der Inventur Vorräte und Waren zählen. Aber wofür wird der Aufwand überhaupt gemacht?

Was sind Bilanz und G+V

Alle Daten, die während der Inventur, der Kontenabstimmung und der Belegprüfung ermittelt werden, gehen in die Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (G+V) ein. Diese Unterlagen dienen verschiedenen Zwecken, etwa der Besteuerung des Unternehmens durch das Finanzamt. Auch Banken prüfen sie, bevor sie Kredite an die Betriebe vergeben. Selbst wenn die meisten Arbeiten wohl von der Buchhaltung oder dem Steuerberater erledigt werden, können einige Fragen auch auf Sie als SekretärIn zukommen.

Ungewöhnliche Buchungen

Wenn Sie mit der Kontenprüfung beauftragt sind, achten Sie auf folgende Punkte:

• Tauchen ungewöhnliche Buchungen auf? Dazu gehören etwa Habenbuchungen auf einem Aufwandskonto. Beispiel: Auf dem Konto Büromiete finden Sie einen Geldeingang. Umgekehrt gilt dies genauso: Sollbuchungen auf einem Ertragskonto sollten Sie kontrollieren. Beispiel: Vom Konto Umsatzerlöse wurde ein höherer Betrag überwiesen.
• Fällt die Summe aus dem Rahmen? Achten Sie darauf, ob einzelne Buchungen besonders hohe oder niedrige Beträge – im Vergleich zu den anderen Buchungen und zum Vorjahr – aufweisen.
• Sind die Buchungen vollständig? Auf vielen Konten erfolgen die Buchungen regelmäßig. Die Miete etwa wird pro Monat gezahlt, das Konto muss also zwölf Buchungen aufweisen. Sind nur zehn vorhanden, sollten Sie es überprüfen. Wenn Sie auf Unstimmigkeiten stoßen, sollten Sie sich die Buchungsbelege besorgen und die Vorgänge kontrollieren. Veranlassen Sie gegebenenfalls eine Umbuchung auf die korrekten Konten.

In welches Jahr gehören die Umsätze?

Eine Bilanz soll die Verhältnisse eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag zeigen. Deshalb sind alle Zahlungen daraufhin zu überprüfen, ob sie zu dem Zeitraum vor oder nach dem Stichtag gehören. Gegebenenfalls müssen sie durch die Buchhaltung abgegrenzt werden. Beispiel: Ihr Unternehmen zahlt die Januarmiete bereits im Dezember. Wenn der Abschlussstichtag der 31. Dezember ist, erfolgt die Zahlung zwar noch im alten Abschlussjahr, gehört aber wirtschaftlich bereits zum neuen Jahr. Die Miete muss abgegrenzt werden.

Bilden Sie Rückstellungen

Rückstellungen müssen Unternehmen dann bilden, wenn bei künftigen Zahlungen die Höhe, der Zeitpunkt oder beides unbekannt sind. Beispiel: Ihr Unternehmen hat für das Abschlussjahr noch keinen Beitrag zur Berufsgenossenschaft gezahlt. Anhand des Vorjahresbescheids und der Mitarbeiterzahl errechnet es den voraussichtlichen Beitrag und bildet eine Rückstellung in dieser Höhe. Am besten ist es natürlich, Sie achten bereits im Verlauf des Jahres auf solche ungewöhnlichen Buchungen oder Fälle, in denen Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen notwendig werden. Damit erleichtern Sie sich die Arbeit zum Jahresabschluss erheblich.