Auto

Wird ein Dienstwagen auch privat genutzt, so muss der Arbeitnehmer (oder auch der Unternehmer) dies versteuern. Denn diese Privatnutzung stellt einen sogenannten geldwerten Vorteil dar. Der Betreffende erhält, so argumentiert das Finanzamt, mit dem Firmenwagen eine Art zusätzliches Gehalt, an dem der Staat über die Steuern mitverdienen will. Eine Methode, um zu ermitteln, welche Summe zu versteuern ist, welche Fahrten also privat und welche geschäftlich waren, ist das Führen eines Fahrtenbuchs.

Das gehört in ein Fahrtenbuch

Wie genau ein Fahrtenbuch auszusehen hat, ist gesetzlich nicht festgelegt. Aber aus der Rechtsprechung wird klar, welchen Anforderungen es entsprechen muss, damit das Finanzamt es anerkennt. Auf alle Fälle sollten folgende Daten aufgeführt werden:

• Datum der Fahrt
• Beginn und Ende der Fahrt
• Jeweiliger Kilometerstand
• Fahrstrecke
• Fahrtziel (bei Privatfahrten genügen die Kilometerstände)
• Zweck der Fahrt
• Fahrer mit Unterschrift

Außerdem muss das Fahrtenbuch zusammenhängend sein und darf nicht im Nachhinein veränderbar sein.

Praxis-Tipp: Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur akzeptiert, wenn das Programm Änderungen nicht zulässt bzw. alle nachträglichen Änderungen zeigt. Ein Fahrtenbuch in Excel scheidet damit aus.

Fahrtenbuch zeitnah führen

Fahrtenbücher kontrollieren die Betriebsprüfer vom Finanzamt immer besonders genau. Denn wenn es nicht korrekt geführt wird, kann der Beamte die Aufzeichnungen verwerfen, also nicht anerkennen. Dann kommt die sogenannte 1-Prozent-Regelung zum Tragen, die oft zu höheren Steuern führt. Ob das Fahrtenbuch ungültig ist oder nicht, muss in diesen Fällen häufig ein Richter klären. Und selbst dann lässt sich die Frage nicht eindeutig beantworten. Denn die Aufzeichnungen können bei kleineren Mängeln trotzdem ordnungsgemäß sein, wie der Bundesfinanzhof entschied. Anders sieht es allerdings bei gravierenden Unstimmigkeiten aus. So wurde ein Dokument nicht anerkannt, bei dem der Benutzer offensichtlich verspätete, also nicht zeitnahe Einträge vorgenommen hatte. Was ein leichter oder schwerwiegender Mangel ist, wird sich wohl nur im Einzelfall entscheiden lassen. Besser ist es daher, von vornherein auf ein korrektes Fahrtenbuch zu achten.

Praxis-Tipp: Kontrollieren Sie die Aufzeichnungen Ihres Chefs? Dann weisen Sie ihn auf diese Falle hin. Je regelmäßiger er sein Fahrtenbuch führt, desto besser!