Reisevorbereitung

Termine und Veranstaltungen

Nichts ist schlimmer als zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu beginnen. Als Faustregel gilt daher: Planen Sie mindestens zwei Wochen Vorbereitungszeit pro Urlaubswoche ein. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche wichtigen Termine in Ihrer Abwesenheit anstehen. Erstellen Sie Ihrem Chef einen Terminkalender und tragen Sie hier übersichtlich alle Termine, inklusive Veranstaltungsort und Zeit ein. Fügen Sie darüber hinaus eine Notiz hinzu, welche Dokumente er dafür benötigt und ob er Unterlagen vorbereiten muss. Am besten geht das in Excel, so können Sie auch leicht Querverweise einfügen oder per Hyperlink z. B. eine Anfahrtsskizze hinterlegen. Sprechen Sie alle Termine vor Ihrem Urlaub mit Ihrem Chef ab. So ist er über alle Veranstaltungen und die dazugehörigen Rahmenbedingungen informiert und kann bei Unklarheiten sofort mit Ihnen Rücksprache halten.

Reisen und Übernachtungen

Muss Ihr Vorgesetzter während Ihrer Abwesenheit auswärtige Termine wahrnehmen oder ins Ausland verreisen? Dann müssen Sie diese Zeit besonders gut vorbereiten: Buchen Sie alle Hin-, Rück- und Anschlussflüge bzw. entsprechende Zugfahrten. Erkundigen Sie sich unbedingt auch nach Alternativverbindungen für den Fall, dass Ihr Chef seinen Flieger bzw. Zug verpasst. Reservieren Sie ihm Hotelübernachtungen und bei Bedarf einen Tisch für ein Geschäftsessen. Legen Sie für jede Geschäftsreise während Ihrer Abwesenheit eine separate Mappe an. Dort heften Sie alle Unterlagen, wie Flugbestätigungen und Zimmerübernachtungen, ab. An erster Stelle platzieren Sie einen übersichtlichen Terminplan für die Reise. Notieren Sie hier sowohl die detaillierten Reisedaten als auch alle Einzelheiten der Veranstaltungen bzw. Meetings, die Ihren Chef während seines Aufenthalts erwarten.

Ansprechpartner und Kontaktpersonen

Doch nicht nur bei wichtigen Terminen sollte Ihr Chef wissen, wann und wo sie stattfinden und an wen er sich wenden kann, sondern auch im Tagesgeschäft. Erstellen Sie ihm eine Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern. Tragen Sie jeweils den Vornamen und Nachnamen der Person ein, die berufliche Telefon- sowie eine Handynummer, die E-Mail-Adresse, die Anschrift des Unternehmens sowie ein Schlagwort, wofür die Person Ansprechpartner ist. Auch diese Übersicht sollten Sie am besten in Excel erstellen. So kann Ihr Chef entweder mit der Suchfunktion direkt nach einem Ansprechpartner recherchieren oder sich die Einträge bei Bedarf alphabetisch oder nach den beschreibenden Schlagworten sortieren. So findet er sofort den richtigen Kontakt.