Reisevorbereitung

Erstellen Sie Checklisten für alles, was mit auf die Geschäftsreise muss

Flugtickets und Bahnreservierung, Hoteladresse und – nicht zu vergessen – die Unterlagen für das Meeting: Je aufwendiger die Geschäftsreise ist, desto mehr Dinge muss der Reisende im Kopf behalten. Nicht auszudenken, wenn bei der Einreise z. B. das Visum fehlt – dann ist das Treffen mit Geschäftspartnern schon gescheitert, bevor es überhaupt stattgefunden hat. Geben Sie dem Reisenden eine Erinnerungsstütze an die Hand. Am besten sind Checklisten geeignet, auf denen Sie alles eintragen, was am Reisetag im Gepäck sein muss.

Sammeln Sie Informationen vor der Dienstreise

Um eine solche Checkliste erstellen zu können, müssen Sie z. B. wissen, welche Einreisebestimmungen im Zielland gelten und ob Impfungen empfohlen oder gar vorgeschrieben sind. Dafür sollten Sie auf der Website des Auswärtigen Amts (www.auswaertiges-amt.de) recherchieren. Hier finden Sie Informationen über die Einreisebestimmungen, Impfvorschriften und besondere strafrechtliche Regelungen, vor allem aber Warnungen vor Kriminalität oder Krankheiten. Achten Sie insbesondere auf Details, die schnell zum Scheitern der Reise führen können: Der Reisepass muss noch eine Mindestzeit gültig sein oder eine Impfung bereits eine Weile zurückliegen. Weisen Sie den Reisenden rechtzeitig auf solche Punkte hin.

Extra-Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Informationen aktuell sind. Im Zweifelsfall fragen Sie bei der Botschaft des entsprechenden Landes nach.

Verfassen Sie Hinweise für den Reisenden

Welche Stellung nimmt der Reisende in Ihrem Unternehmen ein? Und wie ist die Sicherheitslage am Zielort einzuschätzen? Das sind die entscheidenden Fragen, die Sie sich bei der weiteren Planung der Geschäftsreise stellen müssen. Für Ihren Geschäftsführer kümmern Sie sich auch um das Abendprogramm, bei einem Sachbearbeiter eher nicht. Für beide aber werden Sie in gefährlichen Städten vorab ausfindig machen, welche Bereiche sie besser meiden sollten, entsprechende Hinweise verfassen und zu den Reiseunterlagen legen. Gehen Sie zur Vorbereitung die gesamte Reise gedanklich Schritt für Schritt durch. Wie ist die Anfahrt geregelt? Wie kommt Ihr Kollege zum Flughafen oder Bahnhof? Müssen Sie womöglich einen Dauerparkplatz reservieren? Wie kommt Ihr Chef oder Kollege am Zielort ins Hotel? Das ist gerade in unsicheren Gegenden eine wichtige Frage. Buchen Sie gegebenenfalls vorab ein Taxi oder fragen Sie im Hotel nach einem Abholdienst. Muss eventuell ein Mietwagen bereitstehen? Drucken Sie bei Bedarf den Weg zum Hotel aus dem Internet aus und legen Sie diesen Plan zu den Reiseunterlagen. Wenn Ihr Chef abends eine besondere Veranstaltung besuchen möchte, sollten Sie sich rechtzeitig um Eintrittskarten bemühen.

Praxis-Tipp: Machen Sie sich von allen Unterlagen, die Sie an den Reisenden weiterreichen, Kopien. Dann können Sie schnell und umkompliziert helfen, wenn Fragen auftauchen. Ebenso ist es sinnvoll, sich eine Liste mit allen Ansprechpartnern rund um diese Reise anzulegen.