Organisation / Ablagesysteme

Die 4C-Methode hilft bei der Arbeitsplatzorganisation

Neben der Standardausrüstung wie Telefonapparat, Rechner, Tastatur, Bildschirm, Rechenmaschine, wenn Sie mögen, eine Schreibtischuhr mit integriertem Radio und Ihr Trinkgefäß, haben sich in den meisten Büros im Laufe der Zeit viel zu viele Utensilien auf dem Schreibtisch angesammelt: Büromaterial, das nicht täglich gebraucht wird, Stifte, Klebestreifen, Marker, Zettelblöcke sowie Listen, von denen man sich einfach nicht trennen kann, eingestaubte Urlaubssouvenirs, Lesestoff, der längst nicht mehr aktuell ist.

Können Sie die Fläche Ihres Schreibtisches nicht mehr sehen,

• weil sich Unterlagen in zahllosen Aktendeckeln, Klarsichthüllen oder Ordnern stapeln,
• weil Zeitschriften, ein überquellender Wiedervorlage-Pultordner, E-Mail-Ausdrucke, lose Zettel und besonders Ihre heiß geliebte "zunotierte" Schreibtischunterlage den Arbeitsplatz zumüllen?

Dann wird es allerhöchste Zeit für eine Veränderung: Nach der Methode 4C ist Ihre Schreibtischfläche nur die Plattform für Ihre Grundausstattung und Ihre aktuelle Aufgabe. Erreichen Sie dies in zwei Schritten:

Schritt 1: Arbeitsplatzoptimierung beginnt mit der Grundausstattung

Trennen Sie sich von Ihren "Gewohnheits-Arbeitsmitteln", die Sie nur sporadisch verwenden und sogar in unterschiedlicher Ausführung auf Ihrem Schreibtisch präsentieren. Verbannen Sie das Hilfsmaterial in eine Schublade. Die Grundausstattung auf Ihrem Schreibtisch muss qualitativ hoch sein und soll sich nur auf das Wesentliche beschränken:

• Kalendarien
• Schnelles Datenverzeichnis
• Tagesnotiz
• 3-Farb-Kugelschreiber mit Radiergummi

Schritt 2: Arbeitsoptimierung durch Aktivitätsmappen

Nach der klugen Reduzierung der Grundausstattung auf Ihrem Schreibtisch revolutionieren Sie nun meisterhaft mit der Methode 4C Ihre unzeitgemäße Aktensammlung und gewinnen freie Arbeitsfläche für die volle Konzentration auf Ihre Einzelaufgabe. Auf Ihrem Schreibtisch übernehmen 4 Aktivitätsmappen in 4 unterschiedlichen Farben die Ordnungshoheit auf Ihrem Schreibtisch und garantieren

• die freie Schreibtischfläche für Ihre gerade aktuelle Aufgabe
• den schnellen Überblick über den Aktivitätsstand aller Projekte.

Zaubern Sie Ihre lose auf dem Schreibtisch verteilten Unterlagenstapel in vier 4C-Mappen:

• Create – ERLEDIGEN
• Control – DELEGIEREN/KONTROLLIEREN
• Communicate – RÜCKSPRACHE MIT DEM CHEF
• Conferences – TERMINVORBEREITUNGEN (Zusatzmappe für die im Sekretariat übliche hohe Terminklärungsfrequenz)

Anstelle des ständigen Zeitdrucks mit hohen Stressgefühlen setzen Sie mit der Methode 4C eine positive, entspannte Stimmung frei, die Sie souverän und konzentriert Ihre komplexen Aufgaben meistern lässt.

aus: Ried-Hertlein, Gabriele, "Das große Praxishandbuch: Büroorganisation und Arbeitsoptimierung. Expertentipps für Sekretariat, Assistenz und Management", EduMedia-Verlag Stuttgart, (ISBN: 978-3-86718-400-7)