Reisevorbereitung

Setzen Sie Ihre Reiserichtlinien unkompliziert um

Egal, ob Sie einen Flug buchen, ein Hotelzimmer reservieren oder einen Wagen mieten wollen, entsprechende Online-Tools finden Sie problemlos im Internet. Besonders interessant werden diese Angebote dann, wenn sie Ihnen aktiv dabei helfen, die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens umzusetzen. Wie das geht? Ganz einfach: Sie hinterlegen in einem individualisierten Bereich eines Buchungsportals, z. B. HRS, die Vorgaben aus Ihren Reiserichtlinien. Typisch ist etwa "max. 4 Sterne". Wenn Sie sich dann mit dem Firmen-Log-in anmelden, werden 5-Sterne-Hotels gar nicht erst angezeigt. Und damit nicht genug: Solche Buchungsseiten lassen sich auch individuell gestalten. Sie können z. B. Ihr Logo und firmeneigene Hotelraten hinterlegen. Den gleichen Service bieten Ihnen übrigens auch viele Mietwagengesellschaften an. Hier erhalten Sie – nachdem Sie einmalig die Vorgaben aus Ihrer Reiserichtlinie gespeichert haben – nur noch jene Autoklassen angezeigt, die dazu passen. Voraussetzung ist natürlich auch hier, dass Sie sich mit dem Firmen-Log-in anmelden.

Die ganze Geschäftsreise "in einem Abwasch"

So praktisch die Online-Buchung auch sein mag: Wenn Sie eine komplette Geschäftsreise für Ihren Chef organisieren, ist damit ein erheblicher Zeitaufwand verbunden. Sie müssen für jede einzelne Leistung – Flug, Bahnreise, Mietwagen und Hotel – eine neue Recherche starten, ein Log-in beim gewünschten Anbieter anlegen und den Buchungsvorgang durchführen. Wäre es nicht praktisch, wenn Sie stattdessen alles über nur eine Seite abwickeln könnten? Genau hierfür gibt es mittlerweile verschiedene Portale im Internet.

Das Geschäftsreiseportal OBT

OBT (das Kürzel steht für "Online Business Travel") ist das Geschäftsreiseportal der Deutschen Bahn. Doch angeboten werden natürlich nicht nur Bahnreisen. Dank der Kooperation mit über 800 Partnern kann die Seite aus zahlreichen Verbindungen die für die gewünschte Strecke günstigste ermitteln. Sie bekommen dabei auch angezeigt, ob beispielsweise eine Flugreise billiger wäre als eine Bahnfahrt.
Das Portal bietet Ihnen zwei Produkte an, die sich in Leistung und Preis unterscheiden. Bei OBT Kompakt zahlen Sie keine Grundgebühr und können alle Standardfunktionen nutzen. Der Service OBT Plus kostet monatlich 49 Euro. Dafür werden dann beispielsweise die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens berücksichtigt, Sie können bevorzugte Anbieter angeben oder häufige Reiseziele für eine schnellere Abwicklung speichern. In beiden Tarifen fallen unter Umständen Servicegebühren an. Die Buchung von Flügen kostet online 9,50 Euro, per Telefon 25 Euro. Die Reservierung für Zugfahrten, Mietwagen und Unterkünfte ist online kostenlos. Am Telefon bezahlen Sie hierfür 9,50 Euro. Das Angebot von OBT finden Sie auf der Internetseite www.obt.de.

Buchung von Geschäftsreisen – mit Travelment ein Kinderspiel

Ganz ähnlich arbeitet der Anbieter Travelment, der allerdings noch einige interessante zusätzliche Funktionen bietet. So erhalten Sie z. B. einen "Tür-zu-Tür-Service": Die Seite www.travelment.de liefert Ihnen nicht nur Informationen über Bahn- und Flugverbindungen, sondern zeigt auch an, wie Ihr Chef am besten vom Flughafen oder Bahnhof zu seiner Zieladresse gelangt. Praktisch ist auch der "Reisemanager". Hier hinterlegen Sie wie bei OBT die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Zudem können Sie Berichte zur Reise erstellen lassen. Deutliche Zeitersparnis bringt schließlich auch die automatische Übermittlung von Abrechnungsdaten an die Buchhaltung Ihres Unternehmens.
Die Kosten der Travelment-Dienstleistungen sind sehr übersichtlich: Eine Buchung – egal auf welchem Wege und für welche Reiseleistungen – kostet pro Person 15 Euro. Besonders clever dabei ist, dass bei Flugbuchungen die Gebühr nicht zusätzlich zu den Servicekosten der jeweiligen Airline anfällt. Sie zahlen also nicht doppelt.

Manchmal der bessere Weg: Geschäftsreisen über das Reisebüro
Trotz der vielen Möglichkeiten, die das WWW bietet, ist es manchmal einfach besser, auf den Service und die Erfahrung eines Reisebüros zu vertrauen. Wichtig ist, dass Sie auch dann die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens für die Buchung verbindlich machen.

Extratipp: Am besten ist es, wenn Sie diese Vorgaben schriftlich an das Reisebüro weiterleiten.

Bei Buchungen über das Reisebüro fällt in der Regel ein Service-Entgelt an. Aber in schwierigen Fällen wie etwa Gabelflügen oder mehreren Flugstrecken an verschiedenen Tagen ist das gut investiertes Geld. Das Service-Entgelt ist umso geringer, je gründlicher Sie vorarbeiten und je automatisierter der Mitarbeiter die Buchung abwickeln kann. Übrigens gibt es seit März dieses Jahres einen neuen Verhaltenskodex für Computerreservierungen bei Reisebüros. Danach müssen Sie beispielsweise nicht mehr fürchten, dass Ihre Daten außer zur Abwicklung der Buchung weitergegeben werden. Auch die Darstellung von Flugverbindungen ist darin kundenfreundlicher geregelt. Wen solche Fragen bisher von der Buchung im Reisebüro abgehalten haben, der kann nun mit ruhigem Gewissen auf diesen Service zurückgreifen.