Reisekosten

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind Kosten, die fast ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten bei einer Geschäftsreise sind grundsätzlich in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Bahnkarten, Bus- oder Flugtickets, Taxiquittungen und Rechnungen für Mietfahrzeuge sollten Ihre Kollegen deshalb sorgfältig aufbewahren. Wer auf einer Geschäftsreise Fahrzeuge des eigenen Unternehmens benutzt (Kraftfahrzeug, Motorrad, Motorroller oder Fahrrad), hat in der Regel keine weiteren Aufzeichnungen vorzunehmen. Die auf einer Geschäftsreise anfallenden Kosten werden als laufende Kraftfahrzeug-Kosten verbucht. Würde man sie extra erfassen, käme es zu einer doppelten Erfassung. Benutzt ein Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen sein privates Fahrzeug, kann der Arbeitgeber neben den tatsächlichen Kosten (Vollkosten) auch ohne Einzelnachweis pauschale Kilometersätze steuerfrei ersetzen. Je nach Art des verwendeten Fahrzeugs gelten verschiedene Pauschbeträge:

• bei einem Kraftwagen 0,30 EUR je Fahrtkilometer
• bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 EUR je Fahrtkilometer
• bei einem Moped oder Mofa 0,08 EUR je Fahrtkilometer
• bei einem Fahrrad 0,05 EUR je Fahrtkilometer.

Diese Pauschalen erhöhen sich für jede weitere auf einer Geschäftsreise aus betrieblichen Gründen mitgenommene Person um 0,02 EUR bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs und um 0,01 EUR bei Benutzung eines Motorrads oder Motorrollers. Neben den Fahrtkosten nach pauschalen Kilometersätzen dürfen auch außergewöhnliche Kosten einer Geschäftsreise den Gewinn mindern. Hierzu gehören beispielsweise Unfallschäden, Aufwendungen, die durch den Diebstahl eines Fahrzeugs entstanden sind, und Kosten für unvorhergesehene Reparaturen, die nicht auf üblichen Verschleiß zurückzuführen sind.

Geldwerter Vorteil

Kennen Sie den Begriff "geldwerter Vorteil"? Das heißt, der Arbeitgeber räumt seinem Mitarbeiter einen Vorteil ein, der in Geld umgerechnet werden muss. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Wagen zur Verfügung stellt, den dieser auch für private Fahrten nutzen darf. Für das Zur-Verfügung-Stellen wird ein fiktiver Geldbetrag errechnet, der dem Bruttoverdienst des Arbeitnehmers hinzugefügt wird, dann mitversteuert und zum Schluss wieder abgezogen wird. So fallen auf den errechneten Geldbetrag lediglich Steuern an. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer zahlt Lohnsteuer für das Auto, das er privat nutzt. Ein geldwerter Vorteil kommt also nur für die private Mitbenutzung eines von der Firma gestellten und für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte benutzten Autos in Frage, nicht aber für die dienstliche Nutzung. Der geldwerte Vorteil für private Fahrten kann mit monatlich einem Prozent des Listenpreises oder mit den individuellen Vollkosten je Fahrtkilometer ermittelt werden. Dazu kommen monatlich 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei täglichen Fahrten kann der Nutzer ebenfalls den Vollkosten-Kilometer-Satz je Fahrtkilometer zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte geltend machen. Die pauschale Ein-Prozent-Regelung zur Erfassung des geldwerten Vorteils wird seit 1. Januar 2006 nur noch auf Fahrzeuge angewendet, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dies ist zum Beispiel bei Monteuren meistens der Fall. Für Fahrzeuge, die einen privaten Nutzungsanteil von mehr als 50 % haben, muss der Fahrer zur Erfassung des tatsächlichen geldwerten Vorteils zwingend ein Fahrtenbuch führen.

Verpflegungsmehraufwand (Spesensätze) bei einer Inlandsreise Obwohl Geschäftsreisende Essen und Trinken aus privatem Anlass grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben angeben dürfen, können sie den Gewinn mindernden Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.
Seit 1996 werden die tatsächlichen Aufwendungen für Verpflegung als Betriebsausgaben nicht mehr berücksichtigt. Je nach Ort und Dauer der Reise gelten unterschiedliche Pauschbeträge. Damit will der Gesetzgeber vermeiden, dass reisende Unternehmer auf Kosten des Staates feudale Mehrgang-Menüs verzehren. Folgende Pauschbeträge dürfen gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG den Gewinn mindern:

• bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden: 6 EUR je Tag
• bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden: 12 EUR je Tag
• bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden: 24 EUR je Tag

Werden an einem Kalendertag mehrere Geschäftsreisen durchgeführt, müssen Sie zur Ermittlung der Pauschbeträge für Verpflegung die Abwesenheitszeiten zusammenrechnen.

Extratipp: Bei mehrtägigen Geschäftsreisen dürfen die Abwesenheitszeiten des ersten und letzten Tages nicht zusammengerechnet werden.

Häufig fallen die pauschalierten Reisekosten dem Rotstift der eifrigen Finanzbeamten zum Opfer. Als Begründung führen sie ins Feld: Der Ansatz der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen führe zu einer unangemessenen Gewinnminderung. Weisen Sie in diesem Fall auf die Gleichmäßigkeit der Besteuerung und ein hierzu ergangenes Urteil des Bundesfinanzhofs hin. Denn Arbeitnehmern stehen diese Pauschalen ohne Einschränkung zu.

Extratipp: Laden Sie auf einer Geschäftsreise einen Kunden oder einen Geschäftspartner zum Geschäftsessen ein, dürfen Sie die gesamten Kosten (auch für sich und eventuell teilnehmende Arbeitnehmer) zu 70 % (bis 31. Dezember 2003 waren es 80 %) gewinnmindernd berücksichtigen. Der Clou: Die Verpflegungspauschale bleibt ungekürzt erhalten.

Übernachtungskosten

Die auf einer Dienstreise entstandenen Übernachtungskosten können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern lohnsteuerfrei ersetzen:

• in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder
• ohne Einzelnachweis bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20,00 EUR, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat.

Machen Sie Übernachtungskosten aufgrund einer Hotelrechnung geltend, sollten Sie beachten, dass die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück aus und ist der Preis für das Frühstück nicht nachvollziehbar, müssen Sie den Gesamtpreis der Übernachtung um 4,50 EUR kürzen.

Verpflegungsmehraufwand bei einer Auslandsreise

Muss Ihr Chef dienstlich ins Ausland reisen, können Sie sowohl höhere Verpflegungsmehraufwendungen als auch erhöhte Übernachtungskosten pauschal berücksichtigen. Fahrtkosten muss er aber per Beleg nachweisen. Fährt Ihr Chef mit dem eigenen Auto oder dem Dienstfahrzeug, können Sie die Kilometerpauschale zugrunde legen. Übernachtungskosten, die bei einer Auslandstätigkeit entstanden sind, können per Beleg – in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen – oder ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrags vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt oder alternativ als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit angesetzt werden. Das Bundesministerium der Finanzen gibt jährlich die in den einzelnen Ländern geltenden Pauschbeträge bekannt.

Verpflegungsmehraufwand
Auch die auf einer Dienstreise im Ausland entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber durch Pauschbeträge (Auslandstagegelder) lohnsteuerfrei ersetzen. Es gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen.

Extratipp: Die Höhe des ansetzbaren Verpflegungsmehraufwands in den einzelnen Ländern ändert sich jährlich. Die neuen Tabellen werden am Anfang des Jahres durch das Bundesfinanzministerium heraus gegeben.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten kann man bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren muss. Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise die Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung, soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt), für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner sowie für Straßennutzung und Parkplatz. Ferner zählen Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen, sowie Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken, zu den Reisenebenkosten.

Extratipp: Die Höhe des ansetzbaren Verpflegungsmehraufwands in den einzelnen Ländern ändert sich jährlich. Die neuen Tabellen werden am Anfang des Jahres durch das Bundesfinanzministerium heraus gegeben.