BWL-Lexikon

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Jeder Kaufmann - also auch jedes Unternehmen - ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Geregelt wird dies zum einen im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 und zum anderen in den Aufbewahrungsvorschriften des § 147 der Abgabenordnung (AO). Man unterscheidet zwischen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Die Aufbewahrungsdauer hängt von Inhalt und Zweck ab: nicht von der Darstellungsart und elektronisch oder auf Papier.

Steuerrelevante Daten müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Vertragsunterlagen, Sozial- und Versicherungsunterlagen, Bankbelege und empfangene Handelsbriefe sollten sechs Jahre lang archiviert werden. Steuerrelevant sind alle Unterlagen, die "Bilanzwirksamkeit" haben. Das sind:
- Rechnungen,
- Provisionsabrechnungen,
- Reisekostenabrechnungen und
- steuerlich relevante Verträge.

Doch es gibt auch Ausnahmen: So können sich feste Aufbewahrungsfristen verlängern, wenn aktuell eine Außenprüfung stattfindet und steuerrelevantes Schriftgut noch mit einbezogen wird.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Ende eines Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

Ablage/Archivierung.