BWL-Lexikon

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Die Ablage und Archivierung von Dokumenten dient dem schnellen Wiederfinden wichtiger Unterlagen. Für die Aufbewahrung gibt es vier Grundformen:

- die numerische Ablage,
- die alphabetische Ablage,
- die Stichwort-Ablage und
- die Ablage nach Aktenplan.

Die numerische Ablage eignet sich für den Kundenbereich. Jeder Kunde bekommt eine Nummer, unter der alle ihn betreffenden Unterlagen zu finden sind. Will man einen Vorgang aus der Ablage herausnehmen, muss man zuerst in einer entsprechenden Liste die Nummer des Kunden ermitteln.
Die alphabetische Ablage richtet sich nach den Regeln der DIN 5007. Grundsätzlich ist die Buchstabenfolge für das Alphabet maßgebend. Vorsatzwörter, Titel und Adelsbezeichnungen werden nicht berücksichtigt.
In der Stichwort-Ablage werden die Unterlagen nach Stichwörtern sortiert.
Der Aktenplan enthält eine Übersicht zur gesamten Ablage im Unternehmen.

Welche Unterlagen archiviert werden und wie lange sie aufgehoben werden müssen, richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.